企業文化を変えなければ無駄な会議はなくならない!必要な文化とは?

September 21, 2018
コラム | Column

無駄な会議を減らしたい、会議時間を短縮したいと思っている企業は多い。だが、いくら声高に「無駄な会議を削減するぞ!」と叫んだところで結局何も変わらない企業も多い。

変われる企業と変われない企業の差は一体何なのだろうか。


まずは会議と打ち合わせの違いを理解せよ

本記事では会議を打ち合わせをこのように定義する。一言で言えば、会議は「何かを決める場」、打ち合わせは「相談・すり合わせをする場」だ。

会議では議題(アジェンダ)が用意され、情報(例:経営数字や市場環境など)を元に判断や決定をする。対して打ち合わせでは論点・課題(イシュー)が設定され、それについて話し合う。

会議は議題に挙げられた事柄が決定しないと終わらないが、打ち合わせは必ずしも何かを決定しなくてはならないとは限らない点が大きな違いだ。

この会議と打ち合わせそれぞれの削減について解説する。


会議はオンライン・非同期型のコミュニケーションで代替可能

まずは会議時間の減らし方だ。上記の通り、会議は基本的に事実の積み上げから物事を判断し、決定する場である。

つまり、前提となる情報が参加者全員に提示され、各々がそれを見て判断したり意見を出したりできるならば、必ずしも顔を突き合わせながらやる必要はない。

会議は会議室に集まってやるものだという固定観念を捨ててみてほしい。その会議はオンラインでの非同期型コミュニケーションで代替できるものではないだろうか。むしろ、各々の意見を手軽に一覧化できる分、ツールを使ってオンラインで行ったほうがやりやすい場合すらあるかもしれない。

多くの会議はこれで削減できるはずだ。

※非同期型コミュニケーション……各々が都合のよい時間に確認・発信ができるコミュニケーション手法。(例:手紙、Eメール、素早い返信を求められないコミュニケーションツールなど)反対に同期型コミュニケーションは、チャットや電話など参加者が同じ時間を共有する必要がある。


有益な打ち合わせができる企業の文化とは?

次に、打ち合わせの時間の質を高め、かつ短縮する方法についてお話ししたい。有益な打ち合わせができる企業の文化には、実は共通項がある。それが以下の3つだ。

  1. 情報がオープンになっている
  2. お互いの時間を奪わないよう配慮ができる
  3. 上記2つを評価にまで組み込んでいる


1.情報がオープンになっている

打ち合わせを充実させるには、各参加者が「自分の頭で考えられる人」であることが最低条件だが、考えるには「情報」が必要になる。考えるための素材が開示され、いつでもアクセスできるようにしておくのが重要だ。

担当者が「打ち合わせに必要だと思う情報だけ」を都度開示すればよいというものではない。一人の判断で情報の幅を狭めてしまっては大人数で話し合う意味がない。

情報が少ない状況では、以下のような事態が発生してしまう。

・せっかく打ち合わせ前に考えた施策がじつは検証済みだった

・持っている情報の範囲では正しい施策だったが、蓋を開けてみれば別の情報がありじつは的外れだった

こういった無駄を省くために、企業全体ですべての情報をオープンにし、必要に応じて誰でもアクセスできるようにしておくべきだ。受注の状況からや経営的な数字に至るまで、すべてである。


2.お互いの時間を奪わないよう配慮ができる

打ち合わせは参加者全員の時間を消費する行為である。良い打ち合わせができればそれは投資だが、質が低ければ浪費となってしまう。

企業全体としてそういう認識を持っていれば、消費に見合う理由がある場合にしか打ち合わせはしないだろう。だらだらと無駄に長い打ち合わせなどもっての外だ。

打ち合わせには時間的コストがかかっているのだということをしっかりと認識することで、おのずとお互いの時間を奪わないよう配慮するようになる。

たとえば、認識の食い違いによる無駄な紆余曲折を防止するため、事前の情報共有と認識のすり合わせを十分に行うようになるだろう。こういう文化の中では、打ち合わせ時間を最小限に抑えることができる。


3.上記2つを評価にまで組み込んでいる

とはいえ、いくら「こんな意識をしよう、こんな文化に変えよう」と言ったところで人は動かない。上記のようなことを意識して無駄な会議や打ち合わせの削減に取り組んでいる人がきちんと評価される企業でなくてはならない。

遅くまで残業をしている人が評価される企業では、誰も会議や打ち合わせの時間を削減しようなどとは思わないだろう。

具体的には、情報共有の徹底や他人の時間を奪わずに仕事を進める能力を評価制度に組み込んだり、インセンティブを用意するなどが考えられる。もちろん、この評価制度の仕組みもオープンになっていなくてはならない。


自社の文化を見直そう

以上が無駄な会議・打ち合わせの時間を削減できる企業の文化だ。生産性が高い企業には、そうあるための文化がある。それを理解して根本的から変わっていかなければ、うわべだけの改革は失敗に終わるだろう。




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