即レスが求められるチャットに疲れた?解決策は「オンラインミーティングスペース」

August 3, 2018
コラム | Column

社内のやり取りにビジネスチャットを使用する企業が増えている。複数メンバーがスピーディにコミュニケーションできるチャットは確かに非常に便利なツールだ。

だがその反面、「素早い反応が求められ、離席から戻れば未読の山……」と、スピーディすぎて疲弊してしまう人も増えている。業務効率化のために導入したツールが、逆に負担になってしまっているのだ。

チャットは「即レス」が求められる同期型コミュニケーション

チャットは電話などと同じく、参加者が同じ時間を共有する必要がある「同期型コミュニケーション」に近い。同期型コミュニケーションでは基本的に即座の反応、「即レス」が求められる。電話やSkypeほどではないが、ビジネスチャットも「チャット」と名がつくだけあって早めの反応が求められることが多い。

同期型コミュニケーションには相手の反応や回答が即時に得られるという大きなメリットがあるが、相手の作業に割り込んで手を止めてしまうというデメリットもある。

こちらの状況などお構いなしにかかってくる電話に手を止められてイライラした経験のある人も多いだろう。鳴り止まないチャットの通知に悩まされるのはこの状況によく似ている。

業務効率化には、非同期型コミュニケーションが絶対に必要

そこで必要になってくるのが「非同期型コミュニケーション」だ。非同期型コミュニケーションは、参加者が必ずしも同じ時間を共有する必要のないコミュニケーションで、手紙やメールがこれにあたる。

各々が自分の都合の良いタイミングで発信・返信するので、集中を切らさずに作業できるというメリットがある。デメリットはもちろん、相手の反応を得るのに時間がかかる場合があることだ。

同期型コミュニケーションであるビジネスチャットで疲弊して業務効率が下がるのを防ぐには、上記のメリット・デメリットを考慮した上で、同期型である必要がないものは非同期型に置き換える必要がある。

それでは非同期型コミュニケーションの電子メールに置き換えればよいのかというと、「社内のコミュニケーションにメールを使うのは非効率的だ」という認識が一般的になってきている。「話の流れを追いづらい」「複数人でのコミュニケーションに向かない」などがその理由だ。

※関連記事 https://blog.one-team.com/blog/contents-productivity-improvement

非同期で共有・相談・議論ができるオンラインミーティングスペース

それを解決してくれるのが「オンラインミーティングスペース」という概念である。オンラインミーティングスペースとは、ネット上に用意された「情報共有」「相談」「議論」ができる場所のことだ。議題ごとにトピック(=ミーティングスペース)が分かれており、それぞれに必要な資料や現在までに決まっていることなどの情報を掲示できる。

オンラインミーティングスペースは話題ごとにスペース自体が分かれているため、話題が錯綜してログが追いづらくなることがない。また、大量のCCメールが行き交っていた電子メールに比べると複数人での共有・コミュニケーションもスムーズだ。これまで電子メールが担っていた非同期型コミュニケーションは、オンラインミーティングスペースに置き換えることができる。

以下はオンラインミーティングスペースを簡単に構築できる「Oneteam」というツールの画面だ。これをもとに、オンラインミーティングスペースに必要な要素を解説しよう。

①トピック:議題やイシューごとにそれぞれ作成される会議室のようなもの

②タイトル:今開いているトピックのテーマを示す。これによって、常に目的を忘れずにコミュニケーションができる

③トピックについての共有事項:目的や、議論するにあたって共有すべき情報、現段階での決定事項などをストックする場所

④コメント:トピックについてのやり取りができる

チャットのように膨大なやり取りをひとつひとつ追っていかなくても、トピックごとの共有事項を見れば流れがつかめる。即レスしたりチャットツールに張り付いていたりしなくても、自分のタイミングで議論に参加できるのだ。

目的・用途によって最適なコミュニケーションを選択する

同期型コミュニケーションと非同期型コミュニケーションは、どちらか一方が優れているわけではない。どちらも一長一短で、それぞれに適した目的や用途がある。

ちょっとした確認事項や即時の反応がほしい場合はビジネスチャット。しっかりと前提を共有した上での議論をし、分かりやすく情報をまとめたい場合はオンラインミーティングスペース。もちろんさらに濃密なコミュニケーションが必要ならば対面での会議に移行するのもいい。

それぞれの形式の特性を理解し、目的に応じて最も効率的なツール・手法を使い分けるのが重要だ。

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