チャットツールを導入しても業務生産性は向上しないかも。必要なツールの選び方

August 7, 2018
コラム | Column

ビジネスコミュニケーションにチャットツールを導入する理由は何だろうか。よく挙げられるのが「業務の効率化」や「生産性の向上」だ。なるほど確かに、チャットツールでコミュニケーションを円滑にすればある程度の業務の効率化は計れるかもしれない。

しかし、「ある程度」効率化しただけで満足していないだろうか。そして、肝心の生産性は上がっているのだろうか。

チャットで「情報共有を活発化」「コミュニケーションを円滑に」はできるが…

チャットツールはメールよりも気軽かつ円滑にメッセージをやり取りできるという利点から、多くの企業でコミュニケーションツールとして導入されつつある。

<チャットツールが業務効率化に有効に働く点>

・PCでもスマホでも使いやすく、場所を選ばず簡単にやり取りができる

・ビジネスメールの形式(挨拶など)を整える必要がなく、すぐに本題に入れる

・素早い情報共有が可能

複数拠点やリモートワークが当たり前になってきた昨今、メンバー同士が物理的に同じ場所にいなくても円滑なコミュニケーションが取れるチャットツールは非常に有効だ。業務効率化の一端を担っているのは間違いない。

だが、コミュニケーションさえ十分に取れていればそれが生産性の向上に直結するかというと、残念ながらそうではない。

無駄な業務、第1位の「会議や打ち合わせ」を削減せよ

チャットツールで素早く簡単に情報共有ができても、その情報を有効活用して生産性を上げるのはまた別の作業だ。

現状よりも生産性を高めるには、限られた時間をやりくりして売上や利益に直結するクリエイティブな作業に割く時間を増やさなければならない。そのためには何とかして無駄な時間を削減することが必要だ。

スマートキャンプ株式会社が管理職1,300人に対して行った「2017年に大掃除したいムダ業務」のアンケートでは、3人に1人の管理職が「必要以上の回数や長時間にわたる会議」を無駄であり解決するべき課題だと考えているという結果が出た。具体的には「会議に時間をとられて実務が追いつかない」「生産性を上げるための会議が長くて一番の無駄にになっている」などの声が上がっている。

スマートキャンプ社のアンケートを基にOneteamが作成

多くの人が無駄だと感じているこの会議の回数・時間を減らす、またはなくすことができれば、大幅に時間を節約することができ、その分クリエイティブな作業に時間を割けるはずだ。

生産性を高めたいなら、課題解決に直結するツールを選ぶべき

会議が生み出す無駄な時間はたくさんある。会議自体の時間以外にも、参加者のスケジュール調整や議事録の作成など、付随して多くの時間が取られる。こういった課題に対してチャットツールが貢献できる範囲は限定的だ。

たとえば、「会議のスケジュール調整をしたいのでこの中で都合のよい日を教えてください」とチャットで呼びかけたとして、各々が書き込んだ日付を集計して日程を調整するのは人数が多ければ多いほど大変な作業になる。こういった場合は日程調整のためのツール(社内ならGoogleカレンダー、社外含む複数名なら調整さんなど)を併用することを考えなければならない。議事録の作成や承認を得るためにかかる時間を短縮したい場合はオンライン議事録作成ツールもある。

つまり、業務効率化に向けた課題を「会議にかかる時間の削減」とした場合、そこを狙いうちしたツールでないと思ったほど効果を実感しにくいということだ。

会議の回数自体を減らしたいならば、オンラインミーティングスペースがおすすめだ。オンラインミーティングスペースではテーマごとにアジェンダや参考資料などの情報をストックでき、テーマに沿ったやり取りができる。

わざわざ全員が同じ時間に会議室に集まる必要のない打ち合わせならば、丸ごとオンラインへ移行することが可能だ。すべてをオンラインミーティングスペースへは移行できない場合も、事前にオンラインで情報共有や簡単な質疑応答を済ませておけば、対面ではクリティカルな部分の議論のみに集中することができる。

オンラインミーティングスペースを簡単に構築できるビジネスコミュニケーションツール「Oneteam

生産性を上げるには、無駄な時間を削減してその分の時間をクリエイティブな作業にあてる必要がある。そのためには、チャットツールだけではなく、「効率化したい部分に応じて最適な課題解決ツールを選択する」ことが重要だ。

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