その会議、情報共有「だけ」が目的になってない?働き方改革は会議削減から

July 24, 2018
コラム | Column

上からは「働き方改革だ! 残業を減らせ!」とせっつかれる。でも、業務の量が減るわけではない。

「残業を減らせと言われても、人手も時間が足りないんだから仕方ないじゃないか」

そうぼやきたい人も多いだろう。

業務量は変わらないのに残業を減らそうとするならば、なんとかして無駄な時間を削減するしかない。そのための方法の一つとして提案したいのが、「情報共有のための会議をやめること」だ。

働き方改革は、無駄な会議をなくすことから始めよう

無駄な会議の多さに疑問を感じている人は多い。スマートキャンプ株式会社が2017年に行ったアンケートでは、「2017年内に一番課題だと感じていた業務領域」として管理職の35%が「会議や打ち合わせの時間・回数」を挙げている。次いで多い30%が挙げているのが「資料作成」だ。この中にはもちろん会議のための資料作成も含まれるだろう。

‍スマートキャンプ社のアンケートを基にOneteamが作成

ほぼ3人に1人の管理職が会議によって無駄な時間を浪費していると感じている。そんなに多くの人がすでに気付いているならば、まずはこの無駄の削減から働き方改革の第一歩を始めてみてはどうだろうか。

こんな会議はやめてもいい

会議にも色々な種類がある。なんでもかんでもやめればいいと言うつもりはない。しかし、必要のない会議で参加者全員の時間を奪っているならば是非ともやめるべきだ。

中でも非生産的で無駄な会議になりやすいのが「情報共有のための会議」だ。もちろん「報・連・相」は重要であるし、案件の進捗状況や課題をチーム全員が把握しておくのは大切なことだが、あえて今一度考えてみてほしい。

その情報は本当にチーム全員が顔を突き合わせた会議室で発表しなくてはならないものだろうか。

各自が目を通しておけば済むような情報が混じっていないだろうか。

資料の内容を丸々そのまま音読するのを聞かされたり、関係の薄いプロジェクトに対する叱責を横で聞かされ続けて「この時間を業務にあてられれば残業せずに帰れるのに!」と思った経験のある人も多いだろう。

特に定例会議の場合、はじめは必要性があって始まったとしても、いつの間にか惰性で「これといって議題のない会議」になっていることも往々にしてある。これでは会議ではなく単なる報告会だ。

情報共有だけならば資料を共有フォルダに入れればよい

情報共有だけが目的ならば、共有フォルダに資料を入れてその場所を周知すればいいだけのことだ。会議の参加人数分の資料を紙にプリントしてホチキス留めする作業も必要ない。

情報共有だけではなく議決の必要がある会議の場合でも、前提となる情報共有のフェーズを会議前に予め済ませておくことで会議時間を短縮することができる。会議が始まってから配られた資料に目を通して情報の把握を始めるのと、事前に資料に目を通しておいてすぐに議論を始められるのでは効率に大きな差が出るのはおわかりいただけるだろう。

情報を見つけやすくストックするために

共有フォルダで情報を共有しても、わかりやすく整理されていなければ、結局探すのに時間がかかってしまう。「必要としている情報がどこにあるのか」「これは自分が目を通しておくべき情報なのか」がひと目でわかるようにストックしておく必要がある。

そこで威力を発揮するのが「Oneteam」などの”ストック型”のビジネスコミュニケーションツールだ。

Oneteamでは、議題ごとに「トピック」を作成でき、その中に情報をストック・共有できる。トピックごとに招待するメンバーを指定できるので、トピックに共有フォルダ内の資料の場所を貼り付けるだけで必要な情報の周知が完了する。トピック上に直接資料をアップロード、プレビュー表示も可能だ。メンバーを後から追加することもできる。

トピックごとにコメントのやり取りができるだめ、共有事項について質問すると言った疑似会議もできる。

たとえば、グループの中で「▲▲社への提案資料」というトピックを作成してその案件に関係のあるメンバーだけを招待すれば、その案件に直接関わっていない作業者の手が通知によって止まることがない。関連する資料が1箇所に集約されるので必要な情報がすぐに見つかるし、メールでの情報共有のように大量のCCメールに悩まされることもない。

情報共有の結果として対面で話し合う会議が必要になった場合も、参加者があらかじめ資料に目を通しているので議論もスムーズだ。

無駄な会議の削減は働き方改革の第一歩

必要のない会議をやめることで会議自体の時間を節約することができるほか、「会議用資料の準備」「スケジュール調整」「参加者の集合待ち」「会議中の資料読み込む」などの時間も削減できる。

生産性を高めて残業時間を減らすため、まずはその会議が本当に必要かどうかの見直しから始めてみてはどうか。

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