ツール導入成功の秘訣は「1業務1ツール」シンプルな特化型ツールを選ぼう

August 21, 2018
コラム | Column

業務を効率化し生産性を向上させるために有効なのが、ビジネスツールの導入だ。ツールを使うことで効率化できる業務はたくさんある。

だが、ツールを導入してはみたものの現場に定着せず、早々に解約を検討する事例は少なくない。

どうすれば、新たなツールを社内業務のなかで軌道に乗せることができるのだろうか。

ツールを使うことに慣れていない組織にとって、導入のハードルは高い

煩雑で俗人化した業務や非効率な業務を減らし、より重要な業務に集中できる環境を作りたい。こういった理由でツールの導入を検討する企業は多い。

しかし、ツール導入に対する現場の社員の感覚は、各企業の文化によって大きく異なる。

「便利そうなもの、役に立ちそうなものは積極的に導入する」「費用対効果があいそうならとりあえず使ってみる」という文化がある企業は、総じて新たなツールへの抵抗感が少ない。

一方、これまでほとんどビジネスツールを使ったことがなく、アナログな情報共有・管理に終始してきた企業では、「ツールを使って業務を進める」ということそのものに対する理解が薄く、抵抗感がある社員が多いようだ。

ツールに対する慣れの度合いが、導入のハードルの高さにそのまま反映されるといっていいだろう。

この問題を乗り越えるために重要な観点が3つある。

1つ目は、社員がふだんから「この業務は無駄だ」と感じている業務に対してツールを導入すること。

2つ目は、できるだけシンプルで使いやすい特化型ツールに絞り、一つの業務に対して使うべきツールがすぐ思い浮かぶようにすること。

3つ目は、ツールを使うことに慣れ、メリットを実感してもらうまで推進、サポートをやめないこと。

1. 社員が「しんどい」と感じている業務に対して、優先的にツールを導入する

ツールの導入にあたって熟慮しなければならないのは、「どの業務を効率化の対象とするか」という問題だ。

重要度の低い周辺業務や、関わる人が少ない業務、発生頻度が少ない業務に対してツールを導入しても、社員は重要性を感じにくく、むしろ新たなツールに慣れる過程を面倒に思ってしまう。また、こうした業務の場合、たとえ導入によって効率化されたとしても、効果のインパクトが薄い。

また、ひとつのツールであらゆる業務の課題を解決しようとするのも間違いだ。

導入の対象は思い切って絞り、社員の多くがかなりの頻度で携わる業務で、かつ手間や時間がかかり、携わる人が「面倒、無駄、やりたくない」と感じている業務であるべきだろう。

2.シンプルな特化型ツールに絞り、使用する場面を社員の頭にインプットする

ツール使用を前提とした業務オペレーションに慣れていない人は特に、「業務とツールを紐付けられない」という壁にぶつかる。いつもの業務をしようとしたときに、ツールを使わなければならないことを忘れてしまう上に、「今までのやり方のほうが早い」などと考えてしまうのだ。

このハードルを超えるためには、機能が絞られたシンプルなツールを導入し、「この業務といえばコレ!」というのを明確に紐付けるのが重要だ。機能がシンプルなツールは操作方法も比較的覚えやすい。

「どうせなら、一つで色々できるツールのほうが得だ」と考えてしまいがちだが、そういったツールは操作方法を複雑で、どの業務のときにどの機能を使えばいいのかわからなくなってしまう。

「経費精算ならこのツール」「勤怠管理はこのツール」「ちょっとした相談や議論をするならこのツール」といった具合に行動とツールを紐づけ、使用する場面を限定するようにしよう。

3.ツールを使うこと自体に慣れてもらい、メリットを実感してもらう

「今まで30分かかっていたことが、ツールを使うと5分で終わる」というよのを、できるだけ早く体感してもらうのも重要なポイントだ。ツールを使いこなすのが比較的早い人に体感してもらい、まわりに便利さを伝えてもらうのもいい。

従来のやり方と比較して利便性を実感してもらうことが定着への近道だ。ツールを使うのが苦手で使いこなすまでに時間がかかる人がいても、ツール導入への納得感を持ってもらいやすくなるだろう。

ゴールは「ツールを使って効率化」を好きになってもらうこと

すべての業務にツールを導入すればいいというわけではないが、生産性を向上させる有効な手法の一つであることは確かだ。今までビジネスツールを使ってこなかった企業は、「ツールを使って効率化すると、仕事が楽になる」という認識を社内に醸成していこう。

そうすることで、ツール導入へのハードルは下がり、無駄な業務を効率化して生産性を高めるスピードが上がるだろう。

まずは対象となる業務を絞りこみ、その業務に特化したツールから導入すること。そして社員に業務の無駄が減ったという実感を得てもらうこと。この積み重ねが重要だ。

「これ、会議で決めたいな」と思ったら、Oneteam!

会議は、生産性を下げる非効率な業務とされることが多い。ほとんどの企業が、できるだけ会議時間を短縮し、会議そのものの数も減らしたいと考えているのではないだろうか。

そんなとき、オンラインミーティングツールである「Oneteam」を使えば、わざわざ会議室を抑えて全員が時間を合わせなくても議論ができる。テーマ(議題)別にトピックを作成し、必要なメンバーをトピックに招待すれば、オンラインミーティングスペースが完成し、前提や背景、必要なデータなどを共有しながらチャットで話し合えるのだ。

経費精算なら○○

勤怠管理なら○○

会議したい、相談したいなら「Oneteam

「作業効率を落とさず、話し合いで決めたい」と思ったときに選ぶべきツール、それがOneteamなので、ぜひ覚えて帰ってくださいね。

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