働き方改革をしたい経営者は「意識改革」よりも「仕組み改革」から考えよう

August 17, 2018
コラム | Column

働き方改革の実現に向けて解決すべき課題の一つに、「労働生産性を高める」というテーマがある。労働生産性を高めるには、生産性の低い仕事を減らし、現場の無駄をできる限りなくしていく必要があるが、具体的な方法論は未だ確立されていない。

「労働生産性を高める方法を話し合う会議」に長い時間を割くという、本末転倒な事態に頭を悩ませている企業も少なくないようだ。

「生産性を高めよう」と呼びかけるだけでは現場は動かない。まずは仕組みの改革から

労働生産性の向上を意識する企業にありがちなのが、「残業時間を○時間まで減らせ」「業務効率を上げろ」と通達を出し、具体的な方法は現場に丸投げというパターンだ。

このやり方の問題は、個人単位での意識改革や工夫に依存しているという点にある。

「社員一人ひとりが頑張れば生産性が上がる」という考え方は、これまで長時間労働を助長してきた「社員一人ひとりが頑張れば売上(利益)が上がる」という考え方に近く、根拠のない精神論だ。

手段を示さずに「今までより短い労働時間で従来と同じ業務を行い、これまで以上の成果を上げろ」と呼びかけても成果は上がらないばかりか、むしろ社員たちの反発を招く結果になるだろう。

経営者やマネジメント層は、生産性の向上を現場の根性に求めるのではなく、生産性の低い仕事をなくすことができる仕組みづくりを考えるべきだ。

もっとも簡単な「仕組みづくり」は、適切なツールを導入すること

最も早く、簡単な「仕組みづくり」の方法は、ツールの導入だ。現場で「無駄だ」と感じられている業務を見つけ、その業務を削減したり代替したりできるツールを導入してみよう。

一般的に、現場の実務を圧迫している業務として、会議や資料作成、稟議の申請や承認などが挙げられる。

業務時間の多くが「会議」に割かれているという人は多い。会議のための資料作り、会議後の議事録作成など、会議そのものに付帯する業務も負担になる。

そのような場合、例えば、情報を共有するだけになっている会議はオンラインの情報共有ツールに置き換えたり、議事録の作成・共有を簡単にできるツールを導入したりなどの対策が考えられる。

また、稟議の申請や承認も、非効率な業務の代表格だ。意思決定の記録という視点で紙文書やメールにこだわる企業は多いが、これもツールで代替できる。さまざまな稟議書をツール上で一元化すれば、承認の状況がすぐに把握できる上、紛失のリスクが軽減されるという効果もある。

企業は単純な精神論に頼らずに、無駄な業務を減らす仕組みを作っていくべきなのだ。

今まで当たり前だと思ってたやり方を疑い、社員の大切な時間を奪う業務を効率化し、生産性を高めていこう。

社員にツール活用の目的を伝え、軌道に乗るまでは徹底的にコミットしよう

しかしながら、ツールを導入しただけで「業務効率化につながる仕組み」が完成するわけではない。ツールの利用が定着することで初めて生産性が上がるのだ。社員が当たり前のようにツールを使えるようになるまでは、それなりの苦労があるだろう。

ツール導入にあたっては、経営者やマネジメント層が次の2点を明確化した上で、社内に浸透させていくことが重要だ。

・どのような課題を解決するためにツールを導入するのか

・ツールを導入することによって得られる、理想的な結果とは何か

ツールの導入・利用はあくまでも手段であり、目的ではない。現場に対して「なぜ、このツールを使うのか」「ツールを使うことによって、現場にどのようなメリットがあるのか」をしっかり伝えよう。

現場の社員がツール導入の効果を実感するのは、ツールの使い方を覚え、使い慣れてからになることも多い。その段階に到達するまでは。「今までのやり方のほうがよかった」「やり方を変えるのが面倒だ」といった反発や不満が上がってくる可能性がある。

しかし、そこでツール導入をあきらめてはいけない。そのツールが「理想的な状態を実現してくれる」という確信があるなら、徹底して使用を推進していくことが大切だ。

自社にとってベストな利用方法を検証しながら、効率的な仕事の進め方を確立していこう。

会議時間の短縮、効率化ならOneteam

会議時間を短縮したり、情報共有だけの会議をオンラインに置き換えたりする「会議時間削減の仕組みづくり」に有効なのが、オンラインミーティングスペースを構築できるツール「Oneteam」だ。

Oneteamは、話したいテーマや議題ごとにトピックを作成できるツールであり、トピック別に「情報共有」「相談」「議論」ができる。情報共有しか行われないような会議は完全にオンラインに代替可能だ。その場で議論して意思決定するが必要がある会議であっても、事前に情報や背景を共有しアイデア出しなどができるため、会議時間そのものはより短くできる。

無駄な会議の削減、会議時間の短縮によって業務効率化を図るなら、Oneteamの導入をおすすめしたい。

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