「会議するだけ」では何も生まれない!ダメ会議を回避する方法

September 28, 2018
コラム | Column

「会議を開催すること」自体が目的になっていたり、長い時間をかけて表面的な伝達事項を話すだけだったりする会議やミーティングを、誰しも一度は経験したことがあるのではないだろうか。

こうした会議は、なんとなく仕事が前に進んだような気になるだけで、実際には何も変わっていないことがほとんどだ。

成果を生まない「ダメ会議」「ダメミーティング」の特徴と、「やっただけ」で終わらせない会議にする方法を紹介したい。


ダメなパターン1:集まって話すだけで満足。次のアクションも決めずに時間が来て終了

定例という名のもと、「とりあえず集まって話をする」という会議は多いものだ。

こうした会議は、何のために自分がアサインされているのか、何が求められているのかを理解していない参加者が多いため、誰もボールを持っていない状態で話し合いが進んでしまう傾向にある。

結果として、やった気になっているだけで実は何も進んでおらず、次のアクションも決まらないまま時間が終了、という状態に陥りがちだ。

対策:会議の目的を明確にし、必要なアウトプットを意識してから会議に入る

だらだらと話してしまう会議の多くは、目的が明確になっていない。最終的に何を決めるための会議なのか、何を持ち帰ればいいミーティングなのかを明確にし、事前に参加者間で共有しておこう。

多くの会議は、「議論」か「情報共有と相談」が目的となる。

議論であれば「何を話し合いたいのか」「どのような選択肢があるのか」を参加者全員が把握しておくことによって、ただその場で意見を出すだけに終わらず、次につながる「決定」ができるだろう。

情報共有と相談が目的の場合も、「何を相談したいのか」「なぜ、このメンバーを招集したのか」といった情報を明確にして、事前に共有しておくといい。会議前に準備をすることで、会議が始まってから説明に時間を割かずに済むほか、

参加者の熱意を平均化することにもつながるだろう。


※参考記事 【保存版】ミーティングが10分で終わる!事前共有のテンプレートはこれだ!

ダメなパターン2:会議で決まったことを誰も振り返らず、「やりっぱなし」で終わってしまう

会議を通してやるべきことや担当者が決まれば、それぞれが持ち帰って進めていくことになる。しかし、その進捗状況や、担当者の対応状況を追う人や場が設定されていないために、いつの間にか忘れられてしまうことが少なくない。

かなり時間が経過した後で誰かが「あの件ってどうなってる?」と言い出し、確認してみたら何も進んでいなかったということはままあるものだ。

対策:最低限の記録をして、振り返りの仕組みを作る

まず、決まったことは必ず当日中に記録を残すようにしよう。

絶対に避けなければいけないのは、誰かが記録しているだろうというあいまいな役割分担や、「みんな、今日のミーティングで分かったよね?」という暗黙の了解だ。

内容が分かれば、メモ程度でも、ホワイトボードの写真でも構わない。

次に、必ず振り返りの場を作ろう。朝礼や終礼など、ちょっとしたタイミングを利用して、決定事項がきちんと進捗しているか、問題がないかを確認する。ミーティングを終えるときに、確認の場として次のミーティングを設定しておくのもいいだろう。

なお、振り返りの場では、会議の記録を見ながらチェックを進めると、確認漏れを防ぐことができる。

「会議しただけ」では何も変わらない。有意義な時間にする工夫を

仕事を前に進ませない「ダメ会議」の特徴は、大きく以下の2つに分けられる。

  • 会議をすることで満足してしまい、次のアクションが決まらない
  • やるべきことや担当者、納期が決まっても、振り返りがないので後回しになってしまう

ただ「集まって話す」だけの会議、情報共有のみの会議を減らし、充実した議論ができる時間にするために、「目的の明確化」と「記録と進捗確認」を意識するようにしよう。



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