業務にいっさい支障をきたさずに会議時間を削減するためのチェックリスト

July 31, 2018
コラム | Column

働き方改革の号令のもと、労働時間の削減や生産性の向上などが叫ばれている。しかしながら、具体的な方法論が乏しいのが実情だ。

働き方改革の必要性を感じているものの何をすればいいのかわからない、そんな企業がまず取り組むべきなのは、日常業務に隠された非効率や無駄を特定し、削減することである。

本記事では「会議」という業務に注目し、無駄な会議を確実にへらすためのチェックポイントを4つ紹介する。

無駄が多い非生産的な会議に毎日のように遭遇している人は、これを参考に減らせるところをどんどん減らし、生産性を上げてほしい。

前提:会議の洗い出し

チェックを始める前に、1ヶ月のうち「いつ・どんな」会議が「何時間」行われているのかを洗い出しておこう。できれば参加人数も書き出しておくとよい。これを元に、それぞれの会議をチェックしていく。

中でも無駄が多く発見されるのは惰性になりやすい定例会議だ。どの会議をチェックすべきか迷ったら、まずは定例会議から見ていくことをお勧めする。

チェックポイント1:目的がはっきりしていて、それが果たされているか

会議には本来ならば必ず目的があるはずだ。しかし、固定化され日常業務に組み込まれてしまった会議ほど目的が曖昧になってしまっているケースが多い。

その会議は何を決めるための会議で、決定のためのプロセスはしっかりと動いているかを見直してみよう。

例えば週次の定例会議なら、進捗報告を元に次の打ち手が決まっていればよい。しかしながら、報告だけをして「それではこれにて終了」となっているならば、決定のプロセスが動いていない無駄な会議ということになる。

チェックポイント2:事前にアジェンダや論点が設定されているか

会議のアジェンダ(議題)や論点は事前に提示されていなくてはならない。

資料もなく論点も明確になっていないまま何となく始まってしまう会議は結構多い。しかし、「何を議論するのか不明確」なまま開催される会議が上手くいくはずないのだ。

議題は事前に決め、必要な情報も共有しておこう。会議が始まってから皆で顔を突き合わせて一斉に資料を読み始める必要はない。

せっかくわざわざスケジュールを合わせて場を共有しているのだから、すぐに必要な議論に入れるようにしておくべきだ。

チェックポイント3:会議の参加者は適切か

目的や論点が明確になっていれば、おのずと必要な参加者もわかる。それに合わせて参加者は最小限に抑えよう。

一言も発しない参加者がいる会議に出くわすことがあるが、その時間を自分にしかできない仕事に費やしたほうが明らかに生産的だ。

事前に目的や論点が明らかになっていることは、抱えている案件や予定と天秤にかけて各自がその会議への参加・不参加を判断することにもつながる。必要のない会議に参加することはそれだけで時間を無駄にしていることを忘れてはならない。

チェックポイント4:会議時間の長さは適切か

なぜか会議の時間は1時間に設定されることが多い。「1」という数字が「最低このくらいだろう」という気持ちにさせるのだろうか。

しかし、最近では会議の時間を15〜30分に設定する企業も増えている。ここまでに紹介した1〜3のチェックポイントを見直した上で改めて必要な会議時間を考えてみると、かなりの時間を節約できるはずだ。

最後に:オンラインミーティングスペースの活用

会議というものは、開催者のみならず参加者全員の貴重な時間を使って開催されているということを肝に命じなければならない。削れるところは削り、支払う時間的コストは最小限にするべきだ。

ご紹介した4つのチェックポイントを元に会議を見直すことで「非生産的な会議」の多くを削減できるだろう。

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