社内メールは時間の無駄。代替ツールで生産性を上げるには

July 26, 2018
コラム | Column

「社内メールは非効率」

ここ数年、一般的になってきている認識だ。

IT黎明期の頃は画期的な連絡ツールだった電子メールだが、今では多くの人が大量のメールの処理に悩まされている。

その理由は簡単だ。無駄なメールが多すぎるのである。

つまり、メールで送るのが最適解ではない用件にメールを使用しているのだ。

社内メールのここが無駄

フランスを本拠とするITサービス企業アトスでは、「メールゼロ」を目標に社内のコミュニケーションを全社的なソーシャルネットワーク上へ移行した(参考)。2011年から2013年の間にメールの量は60%削減されたが、営業利益率は6.5%から7.5%に上昇しており、問題なく仕事が回っていることがわかる。

社外と連絡を取るには未だメールが必要な場面もあるだろうが、社内メールの多くは無駄が多い。以下にその理由を挙げる。

<社内メールの問題点>

1.挨拶や前置きなど用件と関係ない部分が長い

社内の伝言メモをわざわざ「お疲れ様です。○○です。」と書き始める人はいないが、メールだとつい書いてしまう。「これだけではそっけないだろうか」と不要な文を増やすために時間を使っているとしたら二重の無駄だ。

2.「とりあえず」でCCを追加して大量の無駄メールがばらまかれる

結論が出たらそれだけ周知してくれればいいのに、その間のやり取りがすべてCCで送られてくることは多い。メールは後から共有するのが面倒だから「念のため」で大量のCCを入れることになる。

不意に「>○○さんへ」と流れ弾が飛んでくることもあるため目を通さないわけにもいかないのが厄介だ。

3.スマートフォンで使いにくい

メールは長年PC上で使われてきたため、表記確認スマホでの利用に最適化されているとは言い難い。

4.誤送信や内容間違いを訂正しにくい

メールの誤送信や内容に間違いがあった場合それを訂正するメールを送る必要があり、メールはさらに増える。さらに訂正前と訂正後の情報を取り違えるリスクもある。

社内メールの代わりに何を使うか

社内メールの代替としてチャットツールが使用される場合も多い。確かにチャットツールはすぐに返事がほしいちょっとした確認事項や、単純な伝達事項にはうってつけだ。

しかし、チャットツールにも弱点はある。結論が出ないまま話題が流れてしまったり、複数の話題が交錯してログが見づらくなってしまうなどだ。社内メールのすべてをチャットツールで代替するのは難しい。用途によって使い分けが必要だ。

社内の気軽なコミュニケーションをチャットツールで代替するとして、議論が必要な内容や埋もれては困る重要なやり取りにはまた別のツールがあったほうがいい。必要になってくるのは「目的・イシューベースのビジネスコミュニケーション」ができるツールだ。

社内のコミュニケーションにはメールでいう件名=目的が必要

メールには「○○の件」という件名があるため、何についての話なのかが常に明確だ。(たまに話題が変わっても「Re: Re: Re: Re: ○○の件」と元の件名を使っている場合もあるが、これは論外)

この件名にあたる部分をタイトルとし、目的やイシューごとにトピックを作成、議論ができるコミュニケーションツールが「Oneteam」だ。

目的ごとに会議室がわかれていて、参加するメンバーのみがそこに入るイメージ。ほかのメンバーが自由に会議を覗きに来ることも、限定メンバーだけの秘密会議にすることもできる。

‍メンバーに紐付いたやり取りから、目的別のやり取りへ

作成されたトピックごとに議題が決まっているため、話題が錯綜してしまうことはない。参加メンバーが同じだとしても、「予算案について」のトピックでは予算の話をし、「採用計画について」のトピックでは採用の話をする。

それでもひとつのテーマについて多くの意見が交わされるうちに話の流れや結局結論が何なのかわかりづらくなってしまうことはある。

その点「Oneteam」では、トピックの先頭にそこで話すべき内容や前提、現状決まっていることを常に掲示できるようになっている。

新たに決まったことがあれば編集もできるので、後からトピックに参加したメンバーも過去ログを読み込むことなくすぐに議論に参加できる。

情報をわかりやすくまとめてストックできるのも非常に重要な機能だ。

社内メールはチャット+ビジネスコミュニケーションツールで代替可能

チャットツールとビジネスコミュニケーションツールを導入すれば、冒頭で挙げた社内メールの問題点のすべてを解決可能だ。

回りくどい前置きなしですぐ本題に入れるし、自分宛のメッセージがあった際のみ通知を受け取れば、チャットツールのようにこまめにチェックする必要はなくなる。

あとは時間があるときに、決定事項や自分が意見すべき部分があるかを確認すればいい。

多くのツールはスマホに最適化したUIのアプリを提供しているし、入力した内容を後から編集・削除することもできる。

あなたは1日に何通のメールを読み、何通のメールを送っているだろうか。その中には多くの無駄があるかもしれない。

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