「ツールで業務改善」するなら知っておきたい、導入成功の3つのポイント

August 31, 2018
コラム | Column

株式会社 Oneteam、CCSO(Chief Customer Success Officer)の杉山です。今回は、多くの企業のツール導入を支援してきてわかった、ツール導入を成功させるために絶対に必要なものについてお話しします。

働き方改革法の成立に伴って、労働生産性の向上に取り組む企業が増えています。少ない労働時間と限られたリソースでこれまで以上の競争力を維持するには、業務のやり方を根本的に変えなくてはなりません。業務効率化に役立つツールは、そんな危機感から導入が検討されることも多いです。

しかし、どんなに優れたツールでも、社内に定着しなければ生産性向上という成果は得られません。「ツールを導入して業務改善」を成功させるには、どのような点に注意すればいいのでしょうか。

ツール定着に向けて満たすべき3つの要件とは?

ツール利用を社内で定着させるには、以下に挙げる3つの要件を満たすことが重要です。

普通のプロジェクトマネジメントでは当たり前に行われていることにもかかわらず、ツールの導入では疎かになりがちなポイントなので、導入前にチェックしておきましょう。

1.ツール導入の目的を定義し、それに沿ったツールを導入する

ツール導入を成功させるためにもっとも重要なのは、企業として改善したい課題と理想状態の定義です。そこから複数の解決策を検討し、理想のゴールを実現できるツールを選びましょう。

もちろん、「ツールがなくても解決できる」「ツールより良い解決方法があった」という場合はそれでも構いません。避けたいのは、「なんとなくよさそうだから」といった理由でツール導入を決めてしまうことです。目的が不明確だったり、目的に合わないツールでは、たとえ定着しても成果にはつながらないからです。
例えば「Oneteam」なら、会議時間の短縮や会議運用の改善、効率的なプロジェクト進行といった課題の解決が考えられます。また、以下のようなワークシートを使い、導入前に課題とゴール(定性/定量)を明確化できるようにしています。どのようなツールであっても、目的とゴールは言語化しておいたほうがいいでしょう。

導入前に目的・課題・ゴール(定性/定量)を明確化するためのワークシート

2.ツール導入の対象と範囲を策定し、定着までのスケジュールを立てる

次に重要なのが、導入範囲とマイルストーンの設計です。ツール置き換えの対象となる業務や先行して実施するメンバーなどの範囲を策定してマイルストーンを置き、定着までのスケジュールに落とし込んでいきます。

‍参考:導入計画の一例

最初から対象業務が多すぎたり導入範囲が広すぎたりすると、成功確率が下がる傾向があります。初めは「マネージャーのみ」「リーダークラスのみ」といった規模感でスタートして、使い勝手や組織へのフィット感などを見極めながら運用ルールを検討・設計し、段階的に全社へ広げていくのがおすすめです。

また、定着率を客観的に把握するため、スケジュールには目標数値を盛り込みましょう。目標数値は、ツールの活用方法や他社事例に詳しい提供社と、自社の状況に詳しい現場レベルの担当者が協力して決のが重要です。お互いの知見を持ち寄ることで、現実に即した数値を設定できます。

‍参考:ツールの導入目的と効果測定数値の例

Oneteamでは、スケジュールを立てる段階からクライアントと並走し、利用状況に応じたサポートを提供しています。特に導入後の3ヶ月間は、定期的にクライアントと振り返る機会を作り、利用状況の確認と運用改善のアドバイスなどを行います。

3.導入を推進するチームを作ってプロジェクト化する

ツールの必要性や重要性を理解しているメンバーでプロジェクトチームを作りましょう。

チームのメンバーは、導入の目的設定や周知などを行う推進者をはじめ、ITリテラシーが高くてツールを使いこなせる・使用ルールを策定できる人、推進者と現場の間で調整役を担う人など、それぞれの立場で導入を進められる人が望ましいです。新しいツールに興味を持って、積極的に利用してくれそうな人をインフルエンサーとしてチームに取り込むのも効果的です。

トップが導入に積極的でも、現場は現行のやり方を変えるのに否定的で導入が進まないというケースは少なくありません。その点、現場に近い人を含めたプロジェクトチームがツール提供者と提携してPDCAを回すと、比較的スムーズに受け入れられる傾向にあります。特に30人以上の組織では、必ずチームを作るようにしましょう。

導入だけでなく定着と利用拡大までサポートするOneteamでは、基本的に導入いただく際には必ずプロジェクトチームを組んでいただいています。

導入成功の鍵は「計画性」にある

どんなに優れたツールでも、場当たり的な導入は失敗のもとです。ツール導入で業務改善に成功する企業と失敗する企業の差は、計画性にあるといっていいでしょう。

・導入の目的は明確になっているか

・定着までのマイルストーンを置けているか

・導入を主体的に推進する人・チームがいるか

という3つのポイントを押さえて、企業の生産性を高めるツールの定着を目指しましょう。



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