Oneteamを使いはじめよう!〜運用ルールを作ろう〜

September 18, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは。CSチームの杉山です。

全社レクリエーションや表彰式など会社で新しい取り組みを検討する際は、運用面を具体的に決定してからスタートすると思いますが、ツールの導入ではこうした運用設計が疎かになりがちです。ツールもあくまで仕組みや施策のひとつ。運用設計と運用改善がとても重要です!もちろん、Oneteamを使う上でも変わりはありません!

そこで、今回はOneteamにおける「運用設計」のコツをご紹介したいと思います。

まずは基本のルールを考えてみましょう

さっそく、Oneteamを使う上で基本となるルールを作っていきましょう。主に「グループ」「トピック」「その他」という3つのカテゴリーについて考えていきます。細かく設計するよりも、大枠が出来たら決定してしまい、実際にOneteamを使いながら改善していくことを推奨しています。

上記の手順で進めてみてください

グループの単位を決める

Oneteamのグループは、トピックの共有先として部署として利用するケース(営業、マーケティング、開発…など)とプロジェクトや案件などのように、用途で利用するケース(採用プロジェクト、社内コンペ…など)とがあります。柔軟に利用できるようにしておくことをおすすめしており、どちらのケースも作っておくと便利です。詳しくは「誰でもわかる! Oneteamのグループの作り方」という記事をご用意しております。

グループ作成のルールを決める

次にグループを「誰が作るか」「誰が管理するか」を決めておきましょう。多くの企業様では、数ヶ月は、導入推進者やマネージャーといった管理者側のみが作成するという制限をかけていらっしゃいます。利用が定着してきた段階では、プロジェクトチームなどができる際に各人が作成するなどの運用に切り替えていただいています。

トピックの単位を決める

グループが終わったら、トピックに関して検討します。「どの粒度でトピックを作るのか」を決める必要があります。おすすめは、納品書ベースメールのタイトルベースで切り分けていく方法です。「9月分クリエイティブバナー」や「株式会社A:2020年度提案について」といった何かしら区切りをもてる単位で作成していくと便利に利用できます。

トピック作成のルールを決める

まず、トピックについてはタイトルの運用がポイントになります。例えば、下記を参考に自社のタイトル規則を設定してみてください。あとから検索しやすいルールを作ることが大切です。

<議事録の場合>

会議名_MM月DD日(日付)

<施策・プロジェクトの場合>

大きな項目_中項目_小項目 または 中項目_小項目やタスク内容

<トピックタイトルの具体例>

WEB制作など発注案件の場合 → WEB制作案件_株式会社EEE

開発や企画の場合 → 夏企画_投げ込みパンフ_企画原稿

社内改善系 → HPリニューアル_webからの問い合わせ窓口変更

また、考慮したいのは、「誰」と「タイミング」の2つ。更新は「必要に応じて誰でも」として、新規作成と終了時は「担当者が終了と判断した時」としている企業様が多いです。

参考:トピック作成のルール

具体的なタイトルの例として…

上が新規作成時〜更新などやり取りをしている最中。下が案件が終了したときの記述方法です。

テンプレートを用意する

上記で説明したタイトルを始めとする記述のルールは細かすぎると使われなくなっていき、大まかすぎると個人差がでて情報にばらつきが出てしまいます。最初にテンプレートを作成し、それを用いたトピック作成・活用をおすすめしています。テンプレートの使い方はこちら

アジェンダや議事録などは、今まで利用していたものがあれば、そちらを流用してみてください。あらかじめ、登録いただいた段階でOneteam上に、基本的なテンプレートをご用意しております。そちらも併せてご利用ください。

その他のルールを決める

グループやトピック以外に、「チャットは他のツールを活用しているからOneteamでは使わない」「要望があった際は推進者に問い合わせる」など、その他の必要なルールを決定しておくと便利です。あとから追加していくことが多いのもこの項目です。

さて!ここまでで、ルール作りは終了です!お疲れ様でした。この次は、決めたルールで運用するために、メンバーへ説明していきましょう。

告知・説明の準備をして、メンバーとOneteamを利用しましょう!

告知する際の作業手順

運用方針やルールのまとめトピック・サンプルなどのトピックを作成する

これまでの流れをまとめて、最低でも1つ、ルール用のトピックを作っておくと便利です!後から参加してくるメンバーに、そのトピックを見てもらうことで運用が浸透しやすくなります。

また、メンバーに説明できるように、見本となるトピックを作成しておきます。テンプレートを使って、実際に過去の業務などをOneteamに置き換えてみるとイメージがつきやすく便利です。

本格的に利用するスケジュールを決める

上記の準備が終わりましたら、本格的に運用開始です。日程を決めてスタートしましょう!1ヶ月後などに運用がうまくいったのかを振り返る機会を設けると、運用を見直しでき、おすすめです。

必要な人数を招待・説明する

メンバーをOneteamに招待します。ここまでしっかり作っていただいたルールも合わせて説明するのをお忘れなく。また、導入目的を共有し目線を合わせておくのも大事です。最初は限られたメンバーで運用しながら、改善をしていただくのを推奨しております。

いかがでしたか?以前、「ツールを導入して業務改善」を成功させるには、どのような点に注意すればいいかをご紹介しましたが、ツールを使う上ではこうした運用ルールの策定が鍵になります。決して簡単ではないのですが、必ず役に立ちます。

運用ルールで悩まれた際は、ぜひ弊社CSチームにお気軽にご相談ください。また、大人数での導入を検討していらっしゃる企業様には、サポートプランもご用意しておりますので、support@oneteam.co.jp までお問い合わせください。

設計したルールと合わせて肝になるのが、このあとに発生する「運用改善」です。常に改善できるように心がけていきましょう!

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