誰でもわかる! Oneteamのグループの作り方

August 10, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは! CSチームの柴田です。

Oneteamを使い始めるタイミングで、各社様がほぼ共通して悩まれるポイントがあります。

「グループって何の単位で作ればいいの?」

私たちとしてはもう少し気軽に捉えていただきたたいのですが、みなさん難しく考え込んでしまわれるケースが少なくないようです……。そもそも、「グループってこういうものですよ」という明快なメッセージをこちらから提示できていなかったことも、惑わせてしまう原因の1つかもしれません。

そこで今回の記事では、グループとはなにかという点からオススメの設定方針までご案内し、これらのお悩みをズバっと解消したいと思います!もうグループが難しいとは言わせません!

Oneteamのグループとは?

Oneteamのグループは、すごく簡単に言えば閲覧・編集権限が付いた格納場所です。「グループ=共有フォルダ」とイメージいただきたいです。

何か情報をシェアするとき、あるいはアーカイブで情報を残したいとき、パソコン上やサーバー上に共有フォルダを作りますよね。もちろん、その共有フォルダはアクセスできる人を指定し、閲覧・編集を制限する。そして、制限をかけた共有フォルダに、データやファイルをどんどん格納していきます。

Oneteamだと、共有フォルダが「グループ」で、データやファイルが「トピック」にあたります。なので、トピックのフォロワーにグループを指定することは、格納するグループを指定してトピックを放り込む、と言い換えたほうが理解しやすいかもしれません。

さらに、Oneteamでは、1つのトピックに対して複数のグループをフォロワーに指定することができます。つまり、あるファイル(トピック)を複数のフォルダ(グループ)に放り込むようなイメージです。また、1つのユーザーが複数のグループに所属することも、もちろん可能です。したがって、1つのファイル(トピック)が複数のフォルダ(グループ)にコピーして格納されているような構造になっています。

グループを決めるとは、フォルダ名称を決めること!

ここまでで、「グループ=共有フォルダ」のイメージを持っていただけかと思います。では、本題である「グループをどのような単位で作るか」という悩みに立ち戻りましょう。これも同様に、「どんな共有フォルダを作ればよいか」と捉えるとわかりやすくなります。みんながアクセスしやすい共有フォルダはどんなものがあればよいかと想像しましょう。「グループを決める」のではなく、「フォルダ名称を決める」と置き換えて考えてください。

まずは、組織ですよね。「◯◯部」「△△チーム」等など、人事上のものがあるかと思います。なお、Oneteamのグループは階層が持てないため、階層を関係なく「部」も「課」も「チーム」も同じグループとして扱いましょう。もちろん、所属している人が重複しても問題はありません。さらに、おおよその企業において、人事上の組織を越えた横断チームもあるかと思います。「採用プロジェクト」「若手有志プロジェクト」など、このようなチームもOneteam上でコミュニケーションを行う場合は作っておきましょう。加えて、全体共有という面で、全メンバーが所属するグループは1つ作っておくと便利です。

しかし、組織の共有フォルダだけでは不便ですよね。次の軸は、用途です。どんな業務に使いたいかでフォルダを作ることはあると思います。ただ、これらは組織図のように明確にすでにあるわけではないため、簡単には決まらないと思います。したがって、段階を追ってOneteamで行いたい業務から整理していく必要があります

①Oneteamで行う予定の用途を書き出していきましょう。思いつくものは、なんでも書いてみてください。

②書き出した用途を、カテゴリ分けしましょう。似たような業務はまとめてください。

これらの手順で洗い出されたカテゴリが、業務・用途の軸のグループになります。「日報」「商談」などですね。例えば「顧客クレーム共有」といった業務では、所属するメンバーは「サポート部門」と「開発部門」といった部署横断な構成になります。こういったものは組織の軸だけでは、なかなか出てこないグループです。

グループはあとから足せばよい!

まとめると、グループを定める軸は主に2つでした。組織の軸と業務・用途の軸になります。

ただ、どちらもいきなり漏れなくすべてを作っておこうと意気込む必要はまったくありません。組織上のグループだけは必ず使いますので、人事上の区切りでいったん作ってしまえば、まず使い始めるには十分です。そのうえで、Oneteamを使い込んでいくうちに、利用できる用途や業務が次第に定まっていきます。そのタイミングで、業務・用途の面で、グループを追加していけばよいのです。グループをいきなり完璧につくっておく必要はありません。

あとからグループを追加していくためには、グループ追加の運用ルールは決めておいたほうがよいでしょう。誰が追加してよいか、誰の承認が必要か、そういったことがルールとして明文化されていれば、みんなが好き勝手にグループを追加して、不要なグループが乱立するといったことも防げます。

追加のルールだけ決めておいて、グループはあとから必要なものを足していく。はじめは必要最低限のグループだけをいくつか作っておき、まずはそれでOneteamを使いはじめながらトライ&エラーを重ねていくことが成功の秘訣です!

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