Oneteam流、日報のススメ〜管理職編〜

June 12, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!CSチームの杉山です。多くの企業でやり取りされている日報。

「形式がバラバラで読むのに時間がかかる」「知りたかったことがわからない」「提出してくれない」など上司側をはじめ、「毎日苦労して作成する意味あるの?」「本当に見ているの?」など提出するメンバー側も悩みはつきません。本来、お互いの業務量を把握したり、各メンバーへ業務の進め方などをアドバイスするために行う日報。上手に活用しながら、チームの生産性を上げていきたいものです。株式会社アットオフィス様、株式会社リンクアンドモチベーション様はじめ、実はOneteamで日報を運用している企業様は多いのです。もちろん、私たちも日報の運用をOneteamで行っています!今回は、その運用方法を具体的にご紹介します。

「テンプレートを使って形式を揃える」のススメ

株式会社アットオフィス様の事例でもお話が上がっていましたが、日報を各メンバー自由に記述してもらっている企業様も多いようです。ただ、自由形式ですと

  • 書き手:逆に何を書いて良いのかわからない、人に伝わる書き方って何?!
  • 読み手:理解するのに時間がかかる、欲しかった情報が記述されていない

なんてことが発生します。ある程度、形式を揃えておくことで、これらの課題は解決できます。私たちの利用しているテンプレートを一例としてご紹介します。

私たちは大項目として「本日の実施事項/明日以降の実施事項/相談/所感」を設けています。

①②については、5W1Hを意識して記入するように促しています。「何を」「どのくらいの時間で」行えているかを見えるようにすることが大事なので、意識して記述できるよう細かい部分まで書式を用意することも場合によっては必要かもしれません。なお、業務をどこまで詳細に書くのかは、年次や入社期間で少しづつ変えていくことをお勧めします。

③相談の項目は、オフィスにいることが少ない営業の方など、上司とメンバーがまめに相談の時間を取れない場合などにオススメです。私たちはリモート勤務を推奨しているので、この項目を設けています。

④所感は感想になりがちですが、「気付き」や「課題」を共有するためにあります。上下だけでなく、メンバー同士や部署を超えた横と斜めの関係にも良い影響を与えます。

上記を参考に、貴社の日報形式を見直してみてください。ぜひ、統一の形式ができたましたらOneteamにあるテンプレート機能をご利用ください。

「既読・リアクションによる見てもらえているという安心」のススメ

日報を提出される側からすると、割と律儀に全ての日報を読んでいても、メンバー側は「読まれているのかな?」と思うことも多いようです。読む側からすると、コメントが以前と似たものになってしまったり、また同じようなことを言うのも余計かな…と勝手な解釈を繰り広げ、ノーリアクションで過ごしてしまうからかもしれません。そんなすれ違いの日々にサヨナラできる方法をお伝えします。

Oneteamにはトピックの既読者一覧とリアクション機能があるのをご存知ですか?

既読者一覧では、誰が自分の日報を読んでいるのかがわかるため、直接の上司はもちろん他のメンバーからも見てもらえていると実感できます。メールとは違い返信がなくても、見てもらえているとわかるので安心感がでます。

また、メンバーからすると日報にフィードバックとしてコメントを貰えると嬉しいのですが、残念ながら毎回コメントができないこともあります。そんな時は、コメントの代わりにリアクションボタンを活用してみてください! 反応があると書いて良かったという思いが生まれ、日報を続けるモチベーションにも繋がります。こうした安心感やモチベーションが、継続や書きづらさを緩和していきます。

いかがでしたか。日々取り組んでいる「日報」だからこそ、一工夫するだけで有効な「気付き」や「相談」の場になります。まずは身近な取り組みから始めてみてはいかがでしょうか?

Related Posts

料金・資料請求・ご質問など、お気軽にお問い合わせください