【Oneteam活用法】メーリス・ CC よさらば!

June 12, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは! CSチームの柴田です。 突然ですが、みなさんはメールボックスの未読件数に悩まされていませんか?

外出して帰社したあと、立て続けの会議から開放されたあと、自分のデスクでほっと一息ついてメールを立ち上げれば、受信ボックスには 100 件、 200 件の新着通知が待っている。目にしただけで、うんざりしますよね

人によっては放置しているメールがたまりつづけ、未読が数千、数万になっていることも珍しくないでしょう。

ただ、そのほとんどが社内メールだったりはしませんか? それも、メーリングリストや Cc で届いた返信不要の共有メール。正直、不要なやりとりも多く含まれているはず。

実のところ、あなたを苦しめる未読件数の山は、「念のためメーリス」「念のため Cc 」によって積み上がっているのです!

メーリングリストも Cc も、「情報共有」が本来の目的です。やり取りの内容を確認してほしい。関係者全員に周知しておきたい。そのような場合に利用されるケースが多いでしょう。

ただ、本当に共有が必要な人だけでなく、ほとんど関連のない人たちも次第に巻き込んで膨れ上がることが、メーリングリストや Cc の運用では起こりがちです。

「後から言われないように、念のため上司を Cc に……」

「共有するべき範囲がわからないから、念のためメーリスを宛先に……」

誰しもこのような経験には覚えがあるのではないでしょうか?

「念のため」に共有されたメールでも、会話のラリーがメール内で 5 回、 10 回と続いていくたびに、全員の未着件数が 5 件、 10 件と増えていきます。結局どのような結論になったかもわからないまま、誰も見ていない。これでは、何のために共有したかもわかりません。

Oneteam でメーリングリストと Cc を置き換える

このような情報共有を Oneteam 上で行ってみましょう。

Oneteam はオンラインでの議論を蓄積できるスペースです。ツールとしては、以下のような特徴を持っています。

・1つのトピックに対してコメント欄で議論ができる

・トピックやコメントの宛先に、個人とグループの両方が選べる

・トピックとコメントの情報をストックし、後から検索ができる

いままでメーリングリストや Cc で共有していた情報は、すべて Oneteam にトピックとして上げてみましょう!

関係するメンバーやグループをフォロワーに追加します。「メールの To や Cc は個人宛」「メーリングリストはグループ宛」と置き換えれば、問題ありません。

Oneteam ではトピックに対してコメントでやり取りができ、そこでの結論をトピック本文に反映させるといった使い方ができます。

なので、共有された人はトピックのみを確認すればよく、コメント欄をすべて気にする必要はありません。会話のラリーが続いても、未読数はトピック単位でカウントされます。

また、後から検索すれば、トピックとコメントを一緒に確認できるため、「念のため共有」で過剰に宛先を増やす必要がないのです!

前に進めるための情報共有を!

いかがだったでしょうか。

日々積み上がる未読の山に頭を痛めていた方々も、 Oneteam を活用することで少しはスッキリできるはずです。

そもそも、共有すること自体を目的にするのではなく、何かを決めるための議論に必要な情報ということを意識すれば、誰に対して何の情報を伝えるべきかは明確になります。

みなさんも Oneteam 上でのやり取りを増やすことで、前へ進めるために必要な情報をスマートに共有していきましょう!

Related Posts

料金・資料請求・ご質問など、お気軽にお問い合わせください