Oneteamで会議効率を25%アップ

June 26, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!CSチームの竹田です!

唐突ですが、会議に対して課題を感じられていませんか?参加人数や運用は違えど、どんな組織でも「会議」は必須です。だからこそ「会議」のあり方が、課題になっている組織も多いのではないでしょうか?

例えば「会議をする前に情報共有が足りず、いざ開始する際に認識合わせから始まる」「急な招集で、主要メンバーの参加が難しく調整時間ばかりかかる」など、どれも身に覚えがある悩みだと思います。

そこで今回は、Oneteam を使った会議効率化のコツをご紹介致します!継続することが大事ですので、実践しやすいものから順にご紹介します。

有意義な会議は事前◯◯で決まる

会議を構成する要素は大まかに「共有」「議論」「決議」に分けられます。この中の一部を改善するだけで会議効率は 25% アップできるのです!

その要素とは「共有」です。

「共有」といっても、会議中の報告のことではなく、一番大事なのは会議の事前共有です!「なぜ、会議前に事前共有をする必要があるの??」と思った方もいらっしゃるでしょう。

実は、短時間で終わる効率的な会議では、主催者が会議前に「今日の会議によって何を、どこまで決めるのか」といった具体的な目的について参加者全員に共通認識を作ります。また、事前の認識を揃えるために、必要な資料は先に配布し、参加者に目を通しておいてもらうこともあります。

Oneteam を使って会議における「共有」を工夫するだけで、1回の会議時間を60分から45分に短縮できた事例も存在します。10名で行う会議を15分短縮できると、15分 ✕ 10人で150分。なんと2時間以上の短縮です。これが毎週あった場合、月で約10時間、年間で約120時間となり、馬鹿にできない数字になってきます。

共有で工夫すべきポイント

それでは、Oneteam を使った事前共有方法を簡単に解説します。以下の①〜③のポイントを実践しましょう!

①事前にアジェンダを共有する

会議の目的や「この会議では何を決定するのか」というアジェンダを簡単に記載します。何を決めるための会議かを事前に理解し、話し合うテーマが明確化されていることで、議論の脱線を防ぐことができます。目的がハッキリしないためにダラダラと話し合いが続いたという経験がある方も多いのではないでしょうか?

②事前に資料を共有する

会議が始まってすぐ、全員で同じ資料を読み合わせる…こんなことはないでしょうか?この作業、本当は各々が自分の時間で行っていればよいのです。会議前に資料を共有し、各自が読んだ上で会議に出席してもらえば、すぐに議論を開始でき効率的です。Oneteamのトピックに会議に必要な資料を添付して共有しましょう。

また、会議中に様々な資料に目を通していくと内容を理解することに必死になってしまい、議論に集中できなくなってしまいます。その面でも事前に見てもらうことは有効です。

③事前に質疑応答を Oneteam で行う

①〜③を実行した上で、懸念点や資料に対しての質問があれば、Oneteam のコメント欄へ書き込みましょう。コメントは会議参加者全員が確認できますので、会議開催時の説明時間を減らすことができ効率的です。

いかがでしたか?事前共有は大事だと理解していてもなかなか実践できないものです。ぜひ、Oneteam を利用して取り組みを始めてみてください。

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