Oneteam 導入1ヶ月で会議時間を20%削減 Oneteam 導入事例 - 株式会社ビートレード・パートナーズ株式会社様

May 13, 2016
導入事例 | Stories
  • ビートレード・パートナーズ株式会社 代表取締役 佐藤 剛 様 (左)
  • マーケティングサポート事業本部 竹村 亮 様 (右)

ビートレード・パートナーズ 株式会社

BtoB専門のマーケティング・セールスのアウトソーシングサービスを提供。

「すべての”売れる”を創造する」を目的に、クライアントの《もっと売りたい》《売れる仕組みを作りたい》を理論・理屈の提供ではなく実行をする事で成果と仕組みを残す。近年はインサイドセールス部門の提供に力を入れている。

社内 SNS ではなくならなかった、情報共有のための会議の時間

代表取締役 佐藤 剛 (さとう たけし) 様

佐藤様: ビートレード・パートナーズは「全ての”売れる”を創造する」を理念に掲げており、お客様の商品やサービスをニーズがある利用者の元へ届ける支援を行っています。

世の中には営業したくてもコストやリソースの問題で実現できない企業がたくさんあるので、そういった企業の課題を解決するために2009年にこの会社を創業しました。

現在は、お客様のニーズに合わせて新規顧客の開拓や見込み顧客の獲得・育成を行っています。

当社は支援するお客様ごとにプロジェクトチームを組むため、複数のプロジェクトが同時に進行します。

プロジェクト数が増えると、必然的に各プロジェクトのリーダーと共有・検討すべき情報量も増えます。

日中帯は各プロジェクトが稼働しているため、業務後に会議を行うケースが多く、12時近くまで会議を行うこともしばしばありました。

会議時間の削減を目的として社内 SNS を導入しましたが、チャットベースでのやり取りは、情報が断片的になります。

全体像を把握するためには、会って話すしかなく、結局会議の時間は削減されませんでした。

竹村様: 確かに社内 SNS によって、より多くの情報をオンラインでやり取りできるようになりましたが、全ての情報は五月雨式に入ってきて、かつ新しい情報が入ってくると流れてしまいます。そのために、必要な情報がどこにあるか分からなくなったり、会議の参加者全員が同じ理解をして会議に臨むのが難しく、結局社内 SNS 導入前と同様、情報を共有するところから会議を始めなければいけませんでした。

Oneteam で可能になる会議の「2つの効率化」

佐藤様: Oneteam が他のツールと異なる点は、議題ごとにトピックを作って、その中でやり取りができる点です。

これなら対面で会わなくてもプロジェクトごとに情報共有や議論ができると直感しました。当社では、会議の情報共有を Oneteam で行うことで「2つの効率化」を実現し、会議の時間を20%削減できています。

1つ目の効率化は、「事前の情報共有」です。

会議の前に、アジェンダ以外にもプロジェクトのゴールやそのためのプロセス、提案資料などをOneteam上で共有します。

会話が断片的で流れてしまう 社内 SNS では実現できなかった、「会議の参加者がプロジェクトの状況を理解し会議に臨む」ことが可能になり、「情報共有のための時間」がなくなりました。

2つ目の効率化は、「論点の整理」です。チャットでは他の会話に遮られてしまう議論も、 Oneteam ではトピックごとに分かれているので、後からプロジェクトに参加した人でも過去のやり取りを簡単に追って、意見を言うことができます。

これにより、会議の参加者から提案事項に関する意見や反論を集め、議論を発展させてから会議を行うことが可能になりました。

議論によってはメッセージで完結するものもあり、「本当に対面で議論すべき論点」に絞って会議ができています。

今まで会議で話していた提案書の作成が、 Oneteam 上で完結するように

Oneteamを活用した提案書の作成の例

竹村様: 以前当社では、お客様に提出する提案書はプロジェクトの関係者が多いので会議で行っていましたが、現在は Oneteam 上で完結しています。

提案資料は、スライド自体をトピックに埋め込むことができるので、トピックを開くだけでパソコン・スマホの両方からスライドを確認ができ、簡単にフィードバックを送ることができます。

以前は佐藤に確認してもらうために資料をに印刷したり、 PDF にしていたのですが、その手間もなくなりました。

資料の作成者は、 Oneteam のトピックの件名に「提案資料」や「中間報告書」といった資料の内容を明記し、確認して欲しい相手を宛先に選びます。

そして本文に、資料のポイント、提出までのスケジュールを記載し、資料を貼り付け、トピックを作成します。

作成されたタイミングで宛先に入っているメンバーには通知が届きます。

メンバーが資料を確認したら、修正点や変更点のフィードバックをメッセージで送ります。

資料の作成者はフィードバックを元にスライドを修正し、トピックの編集を完了します。

変更点の履歴もメッセージに残せば、フィードバックする側も確認する点を絞ることができます。

資料が提出できるものになれば、承認のメッセージを送ります。

これで、資料を含めた企画内容の共有・変更履歴の記録、承認の全てを Oneteam で完結させることができます。

後からでもこのやり取りを1つの場所で振り返られるのがいいですね。

Oneteam で見えてきた、チームの生産性を高める新しい可能性

マーケティングサポート事業本部 アウトソーシンググループ リーダー 竹村 亮 様

竹村様: Oneteam を使い始めて、会社の生産性を高める、新しい可能性も見えてきました。

今まではチャットで意見を集約してもその場で議論するだけで、後から振り返ること難しく、単発的な会話で終わってしまうケースが多くありました。

結果として、次のアクションにつながりづらく、結局ノウハウは属人的になってしまいます。

Oneteam では、特定の目的に対し、課題解決へ向けて各自が意見を発信し、記録として残すことができます。

これから新しいプロジェクトの立ち上げもあるので、目標を達成するために意見交換できる文化を作っていきたいですね。

佐藤様: 今まではプロジェクトの成功体験や失敗はグループ外に共有されることがなく、蓄積もできていませんでした。

しかし、 Oneteam で情報を共有すれば、プロジェクトの一部始終を1つの場所で情報共有できるだけでなく、プロジェクトグループ外の人や新しく入ってきた人も情報をいつでも見ることができます。

人材育成の観点でも過去の生のナレッジに触れることができるため、早期立ち上げが期待できると考えています。

今後は社内の成功事例や失敗をプロジェクトを超えて共有することで、会社全体のナレッジにして、より多くの顧客の”売れる”体験を創造していきたいですね。

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