実際に作成されたOneteamのトピックを一部公開!

August 27, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは! Oneteamの岡上です。突然ですが、他の会社のトピックにどんなものがあるかご興味はないでしょうか?

「トピックを作成してもイマイチ出来が悪いと感じているから、他のチームのトピックを参考にしたい」

「今の自分達が使っているOneteamの使い方以外に、もっと有効活用できる方法があるんじゃないか気になっている」

「純粋に、他の企業がどんな感じでトピックを作成しているのか興味がある」

とはいえ、実際に他社で作られている具体的なトピックを見たことがない方は多いのではないでしょうか? 今回は私たちOneteam社で実際に作成されているトピックを大公開しちゃいます!

Oneteamが実際に作成した3つのトピックをご紹介!

”社内広報””プロジェクト進行””会議”の3つのカテゴリでご紹介します。

※公開できない情報に関しましては一部修正をかけておりますので、ご理解ください。

社内広報:CS通信 Customer「VOICE」

私の部署ではカスタマーサポートを行っており、そのサポート内容の実績を社内でユーザーの生の声を浸透させるために「CS通信」という形で社内広報をしております。ユーザーとの関わりが少ない、人事や開発、マーケなどは社内いるとなかなか気がつけないことも多いものですが、このトピックをきっかけに機能やマーケの議論につながることもあります。他にも営業やCSの顧客への訪問議事録などを社内に公開することで、全社的にお客様の声から改善するカスタマーファースト精神であり続けられるようにしています。

プロジェクト進行:Zendesk廃止、Intercomへ一本化

こちらのプロジェクト進行では、極力Oneteam上でやり取りを行い、対面での会話時間を減らしました。どのようなやり取りがあったのか、状況が見える化すると同時にトピックが進行管理そのものになります。また、会話内容とアウトプットがすべて1つのトピックにログとして残るため、今後のプロジェクト進行の役に立ちます。さらにプロジェクトが一段落したら、きちんと振り返りを行うことが重要です。私たちはKPT(Keep・Problem・Try)という手法で反省を行い、その結果もトピックに残します。

ちなみにこちらのプロジェクト進行において、対面で会話をした時間はおよそ20分程度となっております。

会議:CS定例会

私が所属するチームで行っている定例会のトピックです。アジェンダを事前に準備し、記載された内容は各自が事前に把握しておく。そして、必要であればトピックで議論しておく。特にマネージャーなどは会議が多く、できるだけ会議の質の向上と、会議の時間を短縮したいはずです。

なお、マネージャーの杉山さんのコメントは前日の23:30に投稿されています。そんなに忙しい人でも会議前に確認や議論ができるものもOneteamならでは!っということにしときましょう…(笑)

では…良いトピックを作成するにはどうすればいい?

いかがでしたでしょうか?

私たちは今回で紹介した3つの用途以外でも様々な場面でトピックを作成しております。「日報」「訪問議事録」など内容によって、トピックの形式は異なってきますが、共通して良いトピックだと思えるものは「そのトピックは何のためのもの」という目的を明確にしているということです。

日報であれば…「自分の業務を見える化する」「時間のないマネージャーに相談事を行う」「コミュニケーションの活性化」など様々な目的があるかと思います。会議では…「参加できない人間に会議内容を共有する」「会議の時間の短縮」「会議の質の向上」といったものでしょう。大事なことは、それらの目的を達成することです。ただ漠然とトピックを作成するだけで、簡単に目的が達成ができるかというとそうではありません。日報で「時間のないマネージャーに相談事を行う」ことをやりたいであれば、マネージャーがメンバーの日報にコメントしてあげることが必要です。会議で「時間の短縮する」ことを目指すのであれば、前日や前々日までにアジェンダを上げておき、対面の会議で共有の時間を減らすといった、運用ルールもセットで実施しなければなりません。

トピックを作成することが目的になってはいません。「トピック作成が何のためのものか」を明確にし、「トピック作成後の理想像」をイメージできていることが、良いトピックを作成するためには必要です。逆に言えば、それらさえ見失わなければ、トピックに記載する内容もはっきりと見えてきて、そもそものOneteamを導入した目的も達成することができるでしょう!


Related Posts

料金・資料請求・ご質問など、お気軽にお問い合わせください