世界トップレベルの研究拠点を作る上で欠かせなかった「テーマ」別のコミュニケーション - 国立大学法人 金沢大学様

September 14, 2018
導入事例 | Stories

(写真右)特任教授/事務部門長 森田 清三様

(写真左)特任教授/事務部門長補佐 水野 充様


法人名:国立大学法人金沢大学 ナノ生命科学研究所

事業内容: ナノ動態を直接観察・分析・操作するための革新的技術の研究・創出

利用人数: 60名


異なる4分野の専門家が集まり日々研究を重ね革新的技術を創出している金沢大学 ナノ生命科学研究所様。「ナノ計測分析操作技術を基盤として、生命の誕生・疾患・老化などのあらゆる生命現象をナノレベルでの根本的理解を目指す」としている最先端研究の現場にて、Oneteamを導入いただきました。

立ち上げから、急速に大きくなっていく組織でOneteamをどう活用いただいたのか、インタビューしました。


一箇所に集まることができない中で、スピーディに様々な課題に取り組む。決め手は「テーマ」ごとに意見交換と議論ができること

ーOneteamを導入いただいたきっかけを教えてください。

森田様:ナノ生命科学研究所は、文部科学省の「世界トップレベル研究拠点プログラム」(WPI)の1つとして平成29年10月に発足しました。実は、研究所の発足自体が9月に決定し急速に立ち上がった組織なのです。

研究所の関係者は最初60名でした。個々の研究分野も異なっており、同じ施設にいる場合もあれば、キャンパスをまたいで離れた場所にいることもある。急に決まった話だったのでナノ生命科学研究所専用の施設もまだできておらず、関係者を一箇所に集めることも難しい状況。そんな状況でも研究を進めるため、関係者同士の情報共有、意見交換を円滑にできないかという話が上がってきました。

もともとはメールを利用していたのですが、なかなか上手くコミュニケーションがとれなかったのです。メーリングリストのような形で多数でやり取りすると「承知しました」のような返事がたくさん返ってくる。みな、毎日大量にメールを受け取っていますから、そういったメールが大量に入ってくるのは困る。でも、見てくれているかわからないので返事もしてほしい。なんとか上手くやる方法はないかと考えていたんです。

水野様:研究だけではなく、研究所を運営する上での新しい制度の設計や運用に関しても話し合わないといけなかったのです。それであれば、ナノ生命科学研究所専用にコミュニケーションツールを入れたいという話になりました。

チャットも検討したのですが、私たちの場合は「テーマ」が決まっていて、それぞれに関して意見交換や議論をしていきたかった。Oneteamのトライアルを利用して、自分たちのやりたいことができそうだったので導入を決めました。


研究分野、言語、拠点…と属性が異なる中で、円滑なやり取りを支えたのは「テーマ」

ーOneteamを実際に導入してみて、期待していた効果は得られましたか?

森田様:はい、「テーマ」で議論をすることは達成できていて、便利さを感じています。私たちは、アライアンス・オープンファシリティ・融合研究・アウトリーチ・若手育成・新棟など複数の分科会(ワーキンググループという名称をつけている)を持っています。このワーキンググループごとにメンバーがかぶっていることもあれば、異なっていることもある。自分がメインなグループもあれば、サブもありますし、関わるテーマによって濃淡があるのです。テーマごとに頭を切り替える必要があるので、Oneteamの「トピック」=「テーマ」というのは、とても見やすい。

水野様:具体的には、ワーキンググループから新たな提案や課題などを「トピック」としてOneteamで発信し、メンバーから意見をもらっています。「こういう形で返したほうが良い」「もっとこういう風にできる」など、多角的に意見が出てきます。Oneteamを利用してみて、変化したと思ったのは、メールより明確に話ができるようになった点です。メールだと、ついつい違うテーマについても「別件ですが…」と追記して送ってしまうんですよね。Oneteamだと、それが起こりにくい。テーマに沿って意見の集約と整理ができています。

利用しながら運用を見直すことは大事。どういった「単位」でトピックを「いつ」作るのか…ガイドラインを作り始めました!

ー導入時に苦労された点はありましたか?

森田様:実は私自身、研究所が立ち上がる際は大阪にいまして…遠隔地だったのもあってOneteamを使い始める際に、どうしたら良いのかわからず迷っていた点がありました。最初は「どうやって参加すれば良いのだろう?何をすれば良いのだろう」と戸惑っていました。

水野様:管理者側も手探りだったので「これをしてください」というアナウンスが明確にできなかったんですよね。今振り返ってみるとログインの方法と、アプリ(デスクトップ・スマートフォン)をダウンロードしてもらえばスムーズだったのだろうなと思います。とはいえ、あまり苦労はしなかったです。使い始めるとUIがわかりやすいので、特に説明をしなくても、みなさんスムーズに使い始めてくれました。


ー他にはいかがですか?

森田様:導入初期にトピックが乱立するという課題はありました。それぞれが、どんどんトピックを作るのでトピックを探しづらくなってしまった。なので、ちょうどトピックを作成する際のガイドラインを作ろうとしているところです。

水野様:ガイドラインというのは「どういった単位でトピックを作るか」、「どういうタイミングでトピックにするのか」など最低限のルールのことです。ガイドラインを設けると、ある程度整理できると考えています。利用しながらルールを見直していくのが大事ですね。もちろん、Oneteam側には機能面で整理できるものを増やしていってほしいなと思っています。

ーおっしゃる通りです(笑)頑張って、企画していきます。

水野様:Oneteamの方々は、改善や対応が早くて良いと思っています。困っていることがあると、素早く対応いただけるので期待しています。

関係者が急増する中で、情報を整えておけること、後追いしやすいことはメリット

ーOneteamを利用していて便利だなと感じられた点を教えてください。

森田様:新しく入ってきた方がログを確認できることが、とても便利ですね。以前に、このテーマについて、こういった議論がなされていたんだとわかることで情報量が揃う。メールだと、それは難しかったので、導入して良かったです。

水野様:関係者は今も増えていて、あとから入ってくるメンバーも多いですからね。60名ほどでスタートしましたが、今は100名になり、これから130名…と増えていく状況です。その点で考えると「ゲストアカウント」も役に立っています。利用できる機能の制限はありますが、無料で利用できるアカウントを発行できるので、限られた予算内で利用人数の増加に対応できています。

森田様:あと「既読者」がわかることが役に立っています。メールだと確認してくれているのかわからなかったので、伝わっているのがわかるのは嬉しいです。メールを受け取った相手側も、見たことを知らせないといけないからと「承知しました」の返事を書いてくれていたと思うので、双方にとって良い効果があるなと感じています。

水野様:ファイルと一緒にコメントが残せるのも気に入っています。修正データをやり取りすることも多いので「この部分を直しています」という形で申し送りしています。もともと「テーマ」別でファイルをやり取りしているので、最新データを追いやすい。

また、所長をはじめ情報を集約している方々は特に便利になっているようです。もともと研究所以外の情報も莫大な量なので、ナノ生命科学研究所に関連する情報はOneteamに入っていて、さらに「テーマ」整理されている。情報を受け取るときの負担が違うようです。

ー今後、Oneteamを活用しながら取り組んでみたいことはありますか?

森田様:WPIという「世界トップレベル研究拠点プログラム」は、研究者の30%は外国籍でないといけないという決まりがあります。そのため、英語でコミュニケーションをとる人材も多く、Oneteamでも日本語と英語での運用を考えなくてはいけません。運用が定着してきているので、今後は、もっと英語を意識した運用を考えようと思っています。OneteamのUIが英語にも対応しているのは、グッドポイントでした。

水野様:ちょうど、Oneteamのグループ機能をどう使えば、各々が必要な情報にアクセスしやすくなるのかを考えています。所属している研究部署や参加しているワーキンググループ、そして言語。これらの各属性に適した形で、あらゆる情報が整理されている環境を実現していきたいですね。

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