【保存版】ミーティングが10分で終わる!事前共有のテンプレートはこれだ!

September 18, 2018
コラム | Column

ミーティングの質は事前の論点設定、情報共有によって大きく変わる。「事前準備なしで何の話をするのかもわからずに漫然と集合する」のと、「事前にしっかりと情報共有をして話したいことまで整理してから臨む」のとでは大きな差が出るのは当然だろう。

さらに、当日でなくても可能な質問や確認を事前に済ませておけば、ミーティング自体は10分で終わらせることもできる。

ここでは、事前の情報共有に使えるテンプレートを紹介しよう。このテンプレートの各項目を埋めて参加者に周知すれば、スムーズに論点整理と情報共有ができるだろう。


「タイトル」「背景」「日時と参加者」「前提となる情報」を事前に共有すべし

さっそくテンプレートをご紹介しよう。このテンプレートを保存しておき、主催者が項目を埋めて周知すれば、情報共有の質を担保できる。

質の高い事前共有があれば議論はスムーズに進み、ミーティング時間を圧倒的に短縮できるのだ。

必要な情報は大きく分けて以下の4つ。

  1. タイトル:論点を一言で言うと?
  2. 背景:MTGが開かれる理由とゴール
  3. 日時と参加者:いつやる?誰が参加する?
  4. 前提となる情報:議論の前提や必要な情報


≪MTG情報共有テンプレート≫

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■タイトル(論点を一言で言うと?)


■背景(MTGが開かれる理由とゴール)


■日時・参加者(いつやる?誰が参加する?)


●/●(●)0:00-0:00


・参加者(アサインした理由)


■前提となる情報(議論の前提や必要な情報)


・課題の詳細


・現状


・どうしたいか?


・MTGで話したいこと

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以降では、それぞれについて詳しく説明していく。


1.タイトル:論点を一言で言うと?

タイトルは「何に関する、どんな話をするのか」表すものだ。長すぎても分かりづらくなるので、簡潔でかつ内容が大まかに把握できるものが望ましい。


例)請求業務のフロー改善について

      ○○案件の開発進捗確認とスケジュール調整MTG


2.背景:MTGが開かれる理由とゴール

「なぜこのミーティングをするのか」「最終的にどうしたいのか」を説明する。これを明確にしておくことで、話の脱線や着地点を見失ってしまうのを防げる。


例)トライアル中のユーザーが本契約に移行する際の請求フローに漏れが発生したため、再発防止の仕組みを作りたい


3.日時と参加者:いつやる?誰が参加する?

ミーティングを開催する日時と参加者を記入する。必要であれば開催場所も記入するとよい。


参加者に対しては「アサインされた理由」も記入する。定例会などでは不要な場合もあるが、なぜ呼ばれたのかが明確になっていると本人もどういう立場から物を言えばよいのかが分かりやすいし、他メンバーとしてもその人に何を確認すればよいのかが分かりやすい。

「その件については◯◯さんが出席すべきだった」など、的外れなアサインも避けられる。


例)

○○さん:営業視点で手順が煩雑ではないか意見がほしい

□□さん:顧客サポート視点で各種手続きに不都合がないか意見がほしい


4.前提となる情報:議論の前提や必要な情報

実際に集まって話をする前に、話の前提になる情報を共有し認識をそろえておく。ここが最大のポイントだ。

各々が知っている知識や情報は当然異なる。前提条件が揃わない状況でミーティングを始めても、話は食い違い、迷走し、軌道の修正に余計な時間がかかるだろう。

そうならないよう、話の前提となる情報から、何が問題で自分はどうしたいのか、ミーティングではそれについてどんな話をしたいのかを詳細に記載しておく。


前提情報の上手な書き方

テンプレートの中で一番難易度が高いのは「4.前提となる情報」だろう。

テンプレートでは「課題の詳細」「現状」「どうしたいか」「MTGで話したいこと」の4つの小見出しを用意したので、まずは項目に沿って埋めてみてほしい。

「現状」と「どうしたいか」はKPTのフレームワークを用いてまとめて記載してもよい。KPTとは現状をK(Keep)=現状のままでいいこと・よかったのでこのまま継続したいこと、P(Problem)=問題点・改善が必要なこと、T(Try)=今後新たに取り組みたいこと・自分はどうしていきたいか、に分類して分析・思考するためのフレームワークだ。

MTGを有益な時間にするために

ミーティングが充実したものになるか時間の無駄になるかは事前準備次第だ。

  • 主催者はしっかりと事前に情報を共有してすぐに議論に入れるように
  • 参加者は事前情報をよく読んで把握し自分の役割を果たせるように

各々がこういった準備を怠らなければミーティングの時間は必ず短縮できるだろう。




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