会議が変われば組織が変わる!効率的な会議の進め方

September 17, 2016
コラム | Column

社内に蔓延する、何と無しに実施される会議には多くの無駄が含まれています。

会議は何のためにあって、どのように運営すべきなのかを考えてみました。

会議って何のためにあるの?

会議とは複数人が時間と場所を同じくして、特定のテーマについて話すことです。

(本記事での 会議 とは、オフラインでの対面会議を指します)

複数人 という点が特に重要であり、大きく下記3点の目的で行われます。

  • 意思決定のための、合意形成 をする
  • アイデアを効率的に出すために、ディスカッション をする
  • 必要な 情報共有を確実に 行う

実施にあたって気をつけなければならないのは、複数人を同じ時間、同じ場所に集合させることは大きなコストがかかるため、複数人が集まる意義のある目的 のもとで、一人あたりの時間価値の最大化 を目指すべきであるということです。

会議で生じる問題あるある

組織で働く方であれば、一度とは言わず会議に不満を抱いたことがあるのではないでしょうか。

特によく生じると思われる問題を挙げてみましょう。

わざわざ会議をひらく必要性を感じない

何度も申しますが、会議をひらくには大きなコストがかかります。

その認識が薄いためか、複数人かつ対面で議論する必要性のない会議でも、カジュアルに開かれてしまいます。

とりあえずで召集される

「念のため、あの人にも参加してもらおう」、「やることないけど、召集されているから参加しなければ」、このような考えを持ったことがありませんか?

参加する意味がない人が増えるほど、一人当たりの時間価値は大幅に減少していきます。

時間内に結論が出ない

事前の情報共有が足りていない、論点が定まらない、論点と関係のない会話が多いなど、結論を長引かせる要因はいくつもあります。何も決まらないストレスが溜まるだけの会議は、主婦の井戸端会議に劣ります。

前回決まったことが曖昧になっている

前回設定されたはずのアクションが実行されていないことがあります。言った言わないの水掛け論になることも。

さらに決議されたはずの内容が、再び論点にあがることがあります。まるであの時間が幻であったかのように。 (特に高齢のえらい人が参加している会議では、その危険性が高まります)

思いあたる項目があったのではないでしょうか。

以下、解決を考えていきましょう。

生産的な会議の進め方

過去は、コミュニケーションをとるための主な手段は 対面 でした。しかし、現在では オンライン でのコミュニケーションが急速に進化しています。オンラインコミュニケーションを活用することが、理想的な会議を実現するために重要になってきます。

1. 会議の目的を適切に設定する

大事なことなので何度も繰り返しますが、本当に会議をひらく必要があるかどうかの判断は慎重に行いましょう。

冒頭で述べた 複数人で集まる必要性 を十分に問うてください。

オンラインでのコミュニケーションで代替できる例はいくつもあります。

2. 会議への参加メンバーを整理する

意思決定に必要な人や、有益な発言をする人だけに絞りましょう。

情報のキャチアップのためだけに参加している人へは、会議後に決定事項をオンラインで共有する方針にして、会議の時間は自分の作業に集中してもらいます。

生産性は確実に向上するはずです。

3. 事前に必要な情報を共有し、各人が意見をまとめる

事前にオンラインで共有できる情報は、最大限共有しましょう。貴重な対面での時間価値が大幅に高まります。

下記5項目が用意できるとベストです。(上3項目は最低限必要です)

  • アジェンダ
  • アジェンダ毎の所用時間
  • アジェンダ毎の論点
  • 論点の議論に必要な情報
  • 論点に対する各人の意見

4. 会議を計画通りに進める

事前に定めた会議の計画を遵守しましょう。

計画を脅かす一番の敵は、論点と関係のない会話です。

新たな論点となりそうな会話は、今すべきか、後ほど改めて時間をとってすべきか判断しましょう。

必要のない会話は、なるべく早く切り上げて論点に戻しましょう。

会議を仕切るファシリテーターが重要な役割を担います。

常に事前に共有した論点を参照しながら進めてください。

全員が意識できるように、プロジェクターに映しておくのは効果的です。

5. 議事録を確認し、アクションを遂行する

議事録は必ずとり、会議後に共有しましょう。

意思決定の内容や生じたアクションに、異議がないかどうかを問うことが目的です。

貴重な会議の成果は、議事録に集約されるということを、担当者は肝に銘じておきましょう。

ビジネスの問題解決に取り組む『Oneteam』

理想的な会議運営のために、オンラインでのコミュニケーションを活用することの大切さを述べてきました。

我々が開発する Oneteam というコミュニケーションツールは、ビジネスで生じる具体的な問題の解決を前提に設計されています。

今回のテーマである会議については、次のようなソリューションを提供しています。

会議に必要な情報を一箇所にまとめられる

アジェンダの内容・所要時間・論点、論点の議論に必要な情報、論点に対する意見、議事録、議事録への意見を全て一画面に集約して管理できます。

 

その結果として

後から会議内容が理解しやすい事前共有、意見交換がしやすい議事録に関する議論がしやすい

など会議によって生じる問題の多くを、解決に向かわせることができます。

加えて、情報一元化によって、会議のサポートだけでなく “オンライン完結型の会議” も行いやすくなります。

果てなき会議改善発令

会議に関する問題が提起され始めてから何年が経つのでしょうか。

毎年のように問題として挙げられ、何かしらの施策を打ち、でも結局改善されずにまた新しい施策を打つ。

そんな流れが繰り返されているように感じます。

常に施策を打ってさえいれば、少しづつ解決には向かっていくはずだという考えは、少なからず怠惰心が含まれているのではないでしょうか。問題が解決されない施策は、時間を奪うことしかしません。

Oneteam では改善が進まない原因を、施策が部分的であったり (とりあえず以後会議設定は30分でいこう!のような)、各自の判断に委ねられるオペレーション施策に留まっていることであると考え、 仕組み となるべく開発が進められています。

コミュニケーションに主眼をおいた業務効率化について、根本から解決したいとお考えの方は、是非お問い合わせいただければ幸いです。

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