知りたい人が知る、学びたい人が学べる環境を作る。議論を積み上げることが得意な会社を目指して- 株式会社ミナジン様

October 17, 2018
導入事例 | Stories
写真右:取締役 経営戦略本部長 野崎 友邦様 写真真中:松田 健人様 写真左:高野 夏生様

勤怠管理のSaaS事業からはじまった株式会社ミナジン様。しかし『システムを提供するだけでは「人事部」を持たない多くの中小・ベンチャー企業の人事・労務課題は解決しない』という考えから、給与計算、保険手続、人事評価制度といった人事労務の分野へと領域を広げ、サービス範囲もアウトソーシング、コンサルティング、社労士顧問と幅広く拡大。あわせて、職種も増えていく中で、Oneteamを導入した狙いとは?

企業名: 株式会社ミナジン
事業内容: 人事制度コンサルティング、給与計算・アウトソーシング、労務管理フルアウトソーシング、人事評価システム、就業管理システム、Web給与明細、社労士顧問サービス など
ご利用部署: 全社
利用人数: 40名

Oneteamだから実現できる「求める人には、欲しい情報が見つかる」環境

―Oneteamを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

野崎様:まず、Oneteamのいくつかの機能を見たときに、このツールでなければ実現できないコミュニケーションの形がありそうだと直感しました。具体的に言うと、Oneteamのトピックはフォロー(宛先)の対象となっているメンバーだけに見せることもできれば、全員に公開することもできます。会議の議事録を作っても、参加者以外は共有されなかったり、参加者以外にメールで共有しても全部送られてくると数が多すぎて無関心になってしまうこともあり、ちょうど良いものがあまりなかったのです。Oneteamを利用すれば、誰でも知りたいときに知ることができる状態が作れる。この点にメリットを感じました。

弊社は、事業・サービス側で6部門、間接部門が2つあって計8つの部門があります。それぞれが独立して動いているとはいえ、各部が連動して動くことが顧客満足の点から必須なんです。事業をさらに成長させるために、部門横断で共有を行える仕組みを作るにはどうしたらいいか検討していたこともあり、Oneteamを導入してみようと思いました。

また、情報をストックしておくことができるのも良いと思いました。考え方や判断軸が似てくると行動が統一されてくるので、企業文化が形成されますよね。考え方や判断基準を揃えるには、情報の透明性が必要になります。Oneteamを使って、誰かが考えたこと、実行したことを記録として残しておけば、後から他の誰かがそれを見て、学んで、真似してみることができる。企業文化を作る上で、最初のステップを用意できるかは、とても大事でした。

―そこまでこだわる理由は何かあったりするのでしょうか?

野崎様:もともと私は金融業界の出身で、似た環境を経験をしていたのが大きいと思います。仕事を進める上で、判断する瞬間は必ず訪れます。特に金融関係の場合、動く金額も大きいので自分ではなくて、会社としてどう判断したら良いのか考えなければいけませんでした。ここで参考になったのが過去の社員が、どういった情報を集めてきて、どんな判断したのかの記録でした。あの記録がなかったら、どんなに賢い人でも判断できないと思います。こうして自社にある過去のノウハウを元に判断して実行していくからこそ、外部から「〇〇会社さんらしいよね」と言われるようになるのです。

組織にはMission・Vision・Valueという抽象的機能も必要な一方で、誰でも過去の社員の道筋を辿って仕事ができるような具体的な仕組みも必要になります。

―具体的な仕組みを作るために、Oneteamを利用していただいたということですね。

野崎様:はい。弊社だけでなく中小企業はまだまだ仕組みが未成熟だと思います。企業である以上、人も入れ替わります。極論、去年、誰かが同じことを試して失敗しているにもかかわらず、それを誰も知りませんでした。なので、同じ施策を「絶対これが良いんだ!」と言って実行し、また上手くいかない…みたいなことが起こってしまう。これは避けたいですよね。仕組みを作る上で、ITツールを使うのは効率が良いですし、まさに今回はOneteamが適任でした。

変化して気づいた「隣の部署が何をしているのか」を知ることの重要性

―導入していただいて、数ヶ月経ちました。どのように導入を進めていったのか、教えていただけますか?

野崎様:最初は、部分運用からはじめました。具体的には、自分が関わっているプロジェクトのメンバーにだけOneteamを共有して様子を見ていきました。新しいプロジェクトが増えたら、またメンバーを増やしていくといった形で徐々に利用範囲を広げていったのです。その際に、何名かから「このツール良いですね、見えなかった情報が見えるようになりました」という声が上がってきたんですよ。

意外と多くの社員が「他の社員が何をやっているのかわからない」ということに問題意識を持っていたことがわかり、全社導入を決断しました。

―導入する際に、苦労した点や工夫したことはありますか?

野崎様:全社で使うツールって心理的障壁があるんですよね。どうしても部署だけで使うような専門ツールと違って、丁寧な説明も必要になるし教育コストも高い。それは理解していたので、作戦を考えました(笑)。

プロジェクトに参加している一部の人だけが使っているとわかると「なぜ私にはアカウントがないのでしょうか?」と質問してくる社員がでてきました。良い意味で興味関心が高くなっていったのです。そこで、自発的に使ってみたいと手を挙げてくれた社員にアカウントを渡し、インフルエンサーになってもらいました。

もちろん、マネジメント層へはOneteamさんに協力をお願いして説明会は実施しましたが、「これは良い!」と思って勧めてくれるメンバーも必要です。社内で使いこなしている人から広げてもらうのが一番早いと考えて、こつこつ活動していったら上手くいきました。

―全社で導入いただいてみて、前述したような効果はできていますか?

野崎様:まだ目的を達成できたとは言い難いのですが、確かな変化は出てきています。まず、主に社内外の議事録、企画書やインシデントの報告書、稟議書やアイデア募集など用途を絞ってOneteamを利用していくことにしました。今は、その中で商談や社内会議の議事録が各部署から続々とアップされています。あとは一部からアイデア募集のようなトピックが上がってきてますね。

実際、社員からも「他チームや会社全体の状況を知ることができるようになった。特に役員や他部署の商談や決裁関連の情報は以前であれば絶対知ることができなかった」、「インシデントレポートを初めて書いたのですが、過去の記事が一覧になっているので参考にでき手間が省けた」と声を貰っています。

―確実に変わってきているのですね、嬉しいです。

Oneteamのというツールがあるから、今までなかったコミュニケーションが発生する

野崎様:スタートは「議事録だけ」と消極的だった人も「Oneteamってこういうツールだから、こういう用途でも使ってみよう」という動きになってきていますね。具体的には、ワードではなくてOneteamに書こうとなっていて「意見交換もしたいからOneteam」という流れができたように思います。

実際、UIが好きという社員もいるし、まだ自分の中で結論が出ていなくてもアジェンダや考えていることを簡単にあげられるようになって発信のハードルが下がったとも聞いてます。私自身も、自分の考えをまとめる時にきれいにまとめることができるので、テンションが上りますし、気に入ってます。

また、仕事の中で言いっぱなしで終わっていることは、多かれ少なかれあるんですよね。マネジメント層は結構、その辺を気にしているんですが、じゃあMTGします?とか、ちょっとコーヒーでも飲みながら立ち話しましょうか?というのも、敷居が高かったりします。続きはOneteamで!となっているので導入して良かったと思います。

―今後、取り組んでみたいことがあれば、ぜひ教えてください。

野崎様:主に2つあって、ひとつは、情報の循環ができるようにしたいですね。どういうことかというと、議事録や日報を書くのは面倒くさいのですが、他人のために書くんだと社員が実感できるようになったら良いと思っています。

当たり前ですが、価値がある仕事をしていれば書けることも増えます。でも、逆の流れもあって、書くことで他のメンバーに価値を与えられて、その仕事に価値があったと気付くこともできるのですよね。こういう情報の循環ができてくると理想の組織に近づくと考えています。

もうひとつは、社員同士のコメントやリアクションなど反応をもっと活性化していきたいと考えています。能動的に意見交換し、結論や新しい方法・施策などを出せるようになるのが理想です。

根本的な話ですが、意見を出すということは、何かを決めて行動するためにやっているんですよね。逆に、議論を避けると何も達成できない。ですから、相手の言ったことに賛成も反対もしないという場面を減らせるように取り組んでいきたいです。会議も議論も上手な会社になりたいですね。

実は、ある社員が「利己的な沈黙(リスクを最小化しようと黙ってしまうこと)をやめます!」と宣言してきたんですよ。とても嬉しい出来事でした。このOneteamを使って、何をしたいのか、どんな組織を目指したいのかを共有し、導入を進めてきたので、そこに共感してくれたようです。社内でこういうメンバーが増えていくことを目指してOneteamを活用していきます。

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