離れた場所で勤務している社員間の距離が縮まり、分からないことを早期に解決できるようになりました! - 株式会社ハッチワーク様

March 30, 2017
導入事例 | Stories

第二創業宣言!( re-gain Venture Spirit )を掲げ、会議・研修・セミナー・イベントなど様々な用途で利用できる貸会議室を、関東・関西で提供している株式会社ハッチワーク(元:株式会社アットオフィス)にて、10 拠点以上の支店と連携しながら事業を進めるあたって、Oneteam (ワンチーム) を導入いただくことで、導入前後でどんな変化があったのか、具体的にお伺いさせていただきました。

‍左から、不動産事業部長 / マーケティング部長 岡田様、マーケティング課長 宇佐見様、ビルソリューション事業部 会議室課 課長代理 来馬様

会社名: 株式会社ハッチ・ワーク(元・株式会社アットオフィス)

ご利用部署:貸し会議室事業部

ご利用拠点;池袋、渋谷、東京、上野、横浜、大阪

ご利用人数:40 名

導入前の社内コミュニケーションツール:メール

はじめに、導入を検討された経緯を教えてください。

来馬様:貸会議室を運営しているのですが、本社と現場である支店の間で大きく 3 つ問題があり、導入を決めました。

1 つ目は、本社・支店それぞれの決定事項がタイムリーに共有できていないこと。メールで情報を共有していたのですが、時間差だけでなく、個々がきちんとメールを確認したかわからず、最終的に伝わったのか判断できないという問題もありました。

2 つ目は、10 拠点以上と支店が多くスタッフは各所に勤務して、物理的な距離があるため顔を合わせることが難しいため、コミュニケーションが少なかったことです。事業を成長させるためには、もっとオンラインでのコミュニケーションを活性化しないといけないと感じていました。

そして最後に、現場スタッフの日報です。今までは、自由に記述してもらったものを紙や Excel で共有していて見直しを図りたいと考えていました。

各支店だけで終わっていた知識・経験の共有が、支社をまたいで行われるように

実際に導入されていかがでしたか?

来馬様:Oneteam は未既読機能があり、誰が情報を見ていないのかわかるので、コメント等で直接フォローでき、情報伝達漏れが減りました。 それから、コミュニケーションも活発になったと思います。先日、私がある会議室に訪問した時、床にちょっとした傷を発見したんです。Oneteam 上で担当者へ対応指示を出したところ、その指示を知った他支店の現場スタッフから「こういう方法は試してみた?」「前に同じようなことがあって…」とコメントが相次いだんです。これまで各支店だけで終わっていた知識や経験の共有が、支社をまたいで行われるようになりました。

宇佐見様:また、数ヶ月前に大阪支店がオープンしたのですが、Oneteam 上で積極的に情報を発信してくれていて、他の支店の刺激になっています。大阪では新しい取り組みや施策が多く、それを知った関東の支店が真似をして新しいことに挑戦するようになりました。仕掛ける・新しい挑戦を歓迎する組織文化を作りたかったので、非常に良い効果が出ています。

岡田様:実は、大阪の支店長は、オープン直前に入社したため、本社社員とほとんど顔を合わせていません。それでも、情報発信の頻度が多いので、昔からある関東の支店と本社との距離感は変わらないです。物理的な距離の問題ではないんですよね。

日々のルーティーン業務において、効率化した!と実感することありましたか?

来馬様:そうですね、日報に関しては、Oneteam に置き換えて効率化されました。まず、自由形式ではなくテンプレートを作って共有したい情報を絞ったことで、やり取りが簡潔になりました。また、スタッフ側は Oneteam の下書き機能を使って、途中保存しながら空いた時間で日報の作成を進めています。それから、日報に対してのフィードバックも質が向上しましたね。以前は、日報を Excel や一部は紙で回収して、フィードバックを全員分まとめて1つのメールに書いていました。せっかくフィードバックをしていても、フィードバックを受けた本人以外は、日報の内容自体が併記されていないため、「誰の日報の何に対してコメントか」が分からない状態でした。Oneteam ではメンバーごとの日報とコメント (フィードバック) がセットになっているので、周りからも、誰が何をしていて、周りから何に対して、どういった指摘が入っているのか、わかりやすくなって助かっています。

組織文化が変化し、「聞きづらい」が解消され一体感が生まれ始めた

導入にあたって、工夫されたことはありますか?

来馬様:以前は名前の後に役職をつけてメールをやり取りしていました。Oneteam を導入する際に、役職付けはやめましょうとアナウンスしたところ、「さん」付けや「あだ名」で呼び合う文化が生まれました。私も「くるさん」と呼ばれています。社員と現場スタッフの距離が縮まり、スタッフの「聞きづらい」「言いづらい」が解消されました。

宇佐見様:例えば、本社社員がメールマガジンの配信についてトピックを作ったところ、スタッフの方々から「メールマガジンの本文に誤字がある!」と指摘が上がりました。以前だったら、こんなコミュニケーションはありえませんでした。同時に、本社がどういった取り組みを行っているのかもタイムリーに共有できるので、現場の方々と顔を合わせていなくても自然と一体感が生まれています。

導入推進という意味では、管理職をはじめ導入を仕切った社員が積極的に使うようにしましたね。 旗振りをしないと、スタッフが使ってくれないと思ったので、なんでもトピックを立ててコメントし合うようにしました。

岡田様:その結果、トピックが増えすぎて、ルールを見直すことにしたんですけどね。

宇佐見様:一つのトピックにまとめるというルールを作るまでは、苦労しました。メール文化のなごりで、会議前のトピックと議事録のトピック、会議の決定事項を完遂した報告トピックと、メール同様にトピックをいっぱい作っていました。情報が分散してしまって、わかりづらかったので、Oneteam の方に相談したところ、トピック再編集機能を使ってみるようにアドバイスいただきました。今は、一つのトピックに会議前の内容と議事録を一つにまとめるなど工夫したので 見やすい環境になっています。

さいごに、今後 Oneteam をこんな風に活用したいなど、あればお聞かせください。

来馬様:他事業部でも利用できるとお互いの事業部の取り組みが共有できるので、利用を広げたいですね。

宇佐見様:全社で導入すると、情報共有が進んでお客様先を共有できたり事業シナジーも出せるようになると思います。

岡田様:Oneteam があるとないとでは大違いですよ。結局、メールは当人同士だけのやり取りなんですよね。CC に入っていても見ていなかったり、わざわざ横からコメントすることでもないから、そのままにしてしまう。でも、今は気軽にコメントができるし、CC に入っていなかった人もトピックを見ることができて、お互いが何をやっているか以前より詳細に知ることができています。お互いの頑張りが見えるようになると、それに刺激される人も出てくるので、事業部を超えて、この環境が作れると良いですよね。

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