ビジネスコミュニケーションに変革を!Oneteam の目指す世界

August 3, 2016
コラム | Column

テクノロジーの進化に伴い、世の中はますます便利になっています。

しかし、比例するように人類は幸せになっているでしょうか。

確実に暮らしの利便性は高くなっているはずなのに、過去と比べてより忙しい、より大きなストレスがかかる、そんなパラドックスを感じます。

Oneteam は、そのような状況に違和感を抱き、もっと一人一人が自分のための時間を過ごせる、もっと自由に生きられる世界を創っていきたいという想いから発足されました。

自由な世界へのカギは『生産性』

目指すは自由な世界、とはいえ、毎日をすべて自分の好きなように過ごせる世界は非現実的です。

自由すぎることによる不自由も懸念されます。

そこで考えるべきは、自分が生きていくためにしなければならない 仕事 を、いかに効率良くこなすことができるかという 『生産性』 の観点です。

生産性向上への取り組みは多岐にわたりますが、私たち Oneteam は、創業者である 佐々木・近藤 の原体験の影響もあり、ビジネスコミュニケーション にテーマを定めました。

理由は大きく 2つあります。

長年にわたって組織で働いてきた経験を通して、大きな改善の余地を身をもって感じていた(具体例は後述)グローバル化や働き方の多様化によって、時間や空間の異なる仲間との協働が多くなっていく中で、コミュニケーション課題解決の重要性が高まると予測される

改善の余地、そして意義が十分にあると考えました。

ビジネスコミュニケーションの問題

Oneteam が解決を目指す、ビジネスコミュニケーションにおける問題は3点あります。

問題 1. 非効率な会議が多い

生産性を高めるためには、とにかく 意味のある時間 だけを過ごす必要があります。

その意識を持って1日を過ごしてみましょう。無意味な時間に思えるのは、下記のような 会議 であることが多いかもしれません。

何も進捗がない会議

論点が定まらず、ビジネスの進捗に寄与しない言葉を交わし、議論のような体裁を取り繕っただけで満足してしまったことはありませんか。

せっかく時間を合わせて集まったのに、何も物事が進まない時間があります。

状況のキャッチアップのためだけに参加している会議

自分がこの会議に参加する必要があるのだろうか、あの人はこの会議にいる意味があるのだろうか、そんな疑問がふとした瞬間に浮かびます。

ひたすら進捗を報告するだけの会議

相談事があり、解決策を一緒に考える時間は必要でしょう。

しかし、それ以外の時間が多いように感じます。

問題 2. オンラインでの細かな対応に追われる

メール・グループチャットでは情報が細切れになるので、議論の全体像の把握や、その上での自分の意見形成にパワーがかかります。

会話が流れていってしまうので、都度確認していないと不安になり、ストレスがかかります。

人間の脳がマルチタスクに適していないのは様々な研究で証明されていますので、複数の議論を行ったり来たりすることは、生産性を落とす原因となります。

問題 3. 必要な情報が共有されない

過去に同じような議論があったとしても、当時の担当者間だけで情報の交換が行われており、アクセスできないことが多々あります。

アクセス可能だったとしても、整理がされていないため、見つけ出すことができなかったり、読み解くことが困難であったりします。

過去と同様のナレッジを獲得するために、同様の労を費やすのはナンセンスなことです。

Oneteam のソリューション

このような問題を解決するために、Oneteamは大きく2つのソリューションを持っています。

議題 (トピック) ベースの情報集約と整理

Oneteam では、議題や案件といった、組織が解決しなければならない問題を 『トピック』 と呼んでいます。

普段の業務を思い出してみてください。全ての行動が何かしらのトピックに基づいて行われているはずです。

組織内には複数のトピックが存在しますが、一人で対応できるものは少なく、基本的には複数人で、3段階のプロセスを通して解決に向かっていきます。

前提知識 を収集し関係者間で共有する関係者からの 意見 を収集する意見を踏まえて 意思決定 をする

Oneteam ではこの過程で生じる全ての情報を、一画面に集約できるようにつくられています。

コミュニケーションの中心には必ずトピックがあり、そのトピックをベースに情報が集約されていることで、 オンラインでの情報取得が理想の形になる という哲学で開発が進められています。

結果として、事前に会議情報の確認、不明点・不足点の意見交換をしやすいので、効率的な会議が開かれるようになったり、状況のキャッチアップがオンラインで完結することで、会議の参加者、会議の数を減らすことができるようになります。

さらに、オンラインでの議論において、意見形成がしやすく返信がスピーディーになるのはもちろんの事、スマートフォンのような小さな画面においてもストレスなく情報取得ができるので隙間時間が有効活用されるようになります。

ベースがオープンなコミュニケーション環境

メールやグループチャットでのコミュニケーションを、情報へのアクセスを関係者間に絞ってやりとりをする ベースがクローズド なコミュニケーション”と定義しているのに対して、Oneteam では、基本的に全員がすべてのコミュニケーションにアクセスできて、シークレットな内容だけアクセスできる人を限定するというような ベースがオープンなコミュニケーション を提供しています。

オープンなコミュニケーションをベースにすることで、一人一人がより多くの情報にアクセスできるようになりナレッジが効率よく蓄積されていく環境が生まれると考えています。

ナレッジの蓄積が進むにつれて、過去の議論との重複はなくなり、その分新たな発想を生むために時間を費やすことができるようになります。

ビジネスコミュニケーションに変革を!

組織におけるコミュニケーションの課題は、旧来から提起され続けているものです。

決して今に始まったことではありません。

解決を滞らせる要因は、組織運営の根幹に関わることであり、かつコミュニケーションが目に見えないものであることではないでしょうか。

ここで必要になるのは、仕組み だと考えます。

Oneteam には、問題解決の先に見える、少しでも豊かになる暮らしを考えると、行動せずにはいられないメンバーが集まっております。

まだまだ改善の余地が多くあるサービスではありますが、一歩一歩確実に、組織に欠かせない 仕組み になるべく進んでいきたいと思います。

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