ベストな社内コミュニケーションを問い、挑戦する! Oneteam導入事例 - 株式会社ファインドスター様

July 12, 2018
導入事例 | Stories
(写真左)採用戦略本部 本部長 石上 裕也様
(写真右)経営企画本部 総務部 部長 津田 智史様

企業のバリューに「開拓者精神」を掲げ、挑戦を重んじる社風がある株式会社ファインドスター様。「現状のコミュニケーションがベストなのか」という疑問からスタートし、従来のやり方を変えたオープンな文化を作り出すため、Oneteamを全社で導入いただきました。しかし、その過程は決して平坦ではなく、それも1つの大きな挑戦となりました。いまではOneteamを活用いただき、情報をオープンにするという当初の目的も達成された同社に、目指していたものや苦労したポイント、今後挑戦したいことをインタビューしました。

企業名: 株式会社ファインドスター

事業内容: ダイレクトマーケティング支援事業、デジタルDM事業

ご利用部署: 全社

利用人数: 110名

その情報は、他の誰かにとって価値のある情報かもしれない

ーOneteamを導入いただいたきっかけを教えてください。

石上様:もともとは「チャットで行うコミュニケーションがベストなのか」という問いがはじまりでした。これまで弊社では社内コミュニケーションにチャットツールを利用していました。メールからチャットになったときは気軽にやり取りができるという面でメリットも感じていましたが、使っているうちに問題も出てきました。

1つは、フィードが流れてしまうという点です。チャットだと前にどのようなやり取りをしたか追いづらいのですよね。もう1つは、情報がオープンにならないことです。チャットはグループ単位で小さいなコミュニティがつくられ、そこで話されている内容は外からだとあまりわからない。ただ、そこでの情報は他の誰かにとっても価値のある情報かもしれない。閉じたチャットのやり取りのなかに、消えてしまったモッタイナイ情報があるのではないかと思っていました。

このような課題感を持っていたなかで、Oneteamのコンセプトに出会い、一度使ってみようという話になりました。

やると言ったからには、できる方法を考える。これは弊社の文化だと思っています

ー実際に導入をはじめたなかで、当時推進者だった石上様が苦労された点はなんでしょうか?

石上様:ツールをチャットからOneteamへ変えたので、正直なところ社員の戸惑いは大きかったです。もともとチャット、いわゆるタイムライン形式で会話をしていたものを、トピックベースという議題形式という新しい考え方に切り替えたため、そこの定着には時間がかかりました。なので、各セクションの局長(マネージャー)には現場で使うように徹底してもらいましたね。

また、導入時点でのOneteamには、弊社の運用をまわすには機能的に足りない面も多かったのが正直なところです。ただ、コメントの引用、検索フィルタ、アップロード時のプログレスバーなど、Oneteam側がユーザーの要望を聞きながらスピード感をもって機能改善してくれました。こういった姿勢がなければ、運用の検証段階で難しいという結論になっていたと思います。

とはいえ、現場から出る膨大な要望をすべて聞いて、従来のやり方を踏襲するのは間違いです。ツールによってコンセプトは異なるため、それに合わせて使い手側が工夫したり、場合によってはツールの仕様に寄り添うことが良い効果を生むこともあります。なので、現場から上がってくる課題に対し、機能要望としてOneteam側にお願いするか、あるいは自分たちのやり方を変えるべきか、1つずつ切り分けていきました。社内のさまざまな人と会話し、理解してもらえるように説明にまわることは、すごく骨が折れました。だからこそ、本運用が決まったときは、とても嬉しかったですね。

ー当時は現場側だった津田様から見て、Oneteamの導入に対してはどのように感じられていましたか?

津田様:自分は新しいツールというのが基本的に好きで、いままでのツールにあった不満や課題をOneteamのコンセプトで解決できそうだと感じていました。なので、とりあえず使ってみようとチーム内で呼びかけていきました。そもそも体験していないのに、否定するのはよくないですよね。使ってみて改善点があれば言えばいいし、どうしてもダメだったらやめればいい。もちろん変化への恐れというのはありますが、繰り返してきたやり方をどのように変えていけるかを考えることが大事だと思っています。

それと、社長を含め各部門長がそろった場で、会社としてOneteamを試すと決をとったことも大きかったです。やると言ったからには、できる方法を考える。これは弊社の文化だと思っています。

タイトルを追っているだけでも社内が見えてきます

ーOneteamの運用も安定化したなか、情報をオープンにするという当初の目的は達成できましたか?

石上様:今までは見えてこなった情報がトピックとして出てきて、それに対してもリアクションができるようになりました。具体的には、弊社のマーケティングの部署は、議事録が綺麗でわかりやすく簡潔なんですね。さらに、その議事録に対しての上長のコメントから、質問力の重要性にも気付かされました。こういった議事録の取り方や質問の仕方などを、自部署に展開するといったことをやっています。

また、会社のなかの動きも見えてくるようになりました。社内プロジェクトなどの情報も目に触れる機会が増え、自分が採用担当として説明会や面接をする際に、会社の業務について具体的に話ができるようになりました。

津田様:導入当時、僕も採用担当として、広告代理店というビジネスを学生に説明する際に、例えば2000以上の媒体と取引がありますと言っても、正直なところ自分自身も数字だけでピンときていない部分がありました。それがOneteamを日々触れるなかでクライアントや媒体社の情報も自然に入ってきて、いままでよりもリアリティを持つことができるようになりましたね。

石上様:タイトルを追っているだけでも社内が見えてきます。むしろ、タイトルの書き方だけでも個性が出ます。元気なキャラクターの社員がいるのですが、タイトル名からも元気が爆発しています(笑)。こういったことがコミュニケーションのきっかけにもなりますし、チャットを使っていたとき、そういう情報は一切出てきませんでしたね。

ー他にもOneteamを入れたことによる効果は何か感じられましたか?

津田様:議論を流さないという文化自体がいままでなかったんですよ。ただ、Oneteamにトピックを上げるようになってからは、ひとつの議題に対して議論が深められるようになりました。顔を合わせなくても、オンライン上で深掘りができます。

例えば、採用という業務において、チャットでグループを作っても、そこでは議論が流れ、議題も漏れていました。そもそも、説明会と面接では、課題や議論したいポイントは違うんですよね。しかも、採用ではあらゆる選考過程が同時並行で行われるので、それを同じチャットの場で議論しても混乱するわけです。後から振り返ることに至っては、まず不可能だと思います。

それに対してOneteamだとトピックでわかれているので、自分のチームに対して様々な議題を同時に投げかけられるんですね。あれも気になる、これも進めたいとチャットで発言しても、残念ながら何も決まらないまま流れてしまうものもありました。気になっていることをタイムリーにトピックにあげて議論に持ち込めるので、以前よりも物事を前に進められるようになりました。自分で抱えてしまうと忘れてしまうので、チームにボールを投げてチームで進める。それがトピックという形でできるのは、Oneteamならではの使い方だと感じています。

公開で上げることで誰かに届いているかもしれないというのが、Oneteamのよいところです

ーOnteamをさらに活用するため、今後どのようなことに挑戦していきたいですか?

津田様:Oneteam上に、もっと情報を集約させていきたいです。メールや営業管理システムなど、コミュニケーションツールを完全に1本化することは難しいですが、あらゆる情報を引っ張ってくる基幹を置くことは必要だと思っています。その集約先にOneteamを選んだので、なるべく早く実現したいです。Oneteamを見ればすべての情報があり、それを起点にコミュニケーションが起きるという状態をつくりたいですね。そうでないと、コミュニケーションツールとしてはゴールではないと考えていますので、そのためにも外部連携部分の開発強化をOneteamさんには是非お願いしたいです!

ー頑張ります(笑)

津田様:オープンなコミュニケーションもまだまだ足りていないと感じています。なるべく公開設定でトピックを作っていくという文化にしたいです。さらに、トピックから生まれるコミュニケーション量も増やしたいと思っています。この本がよかったという読書感想文や、タスク術といった記事の紹介など、いままでチーム内では共有していたことも、全社員に向けてオープンでトピックを作れば、それを誰かが拾う可能性があります。公開で上げることで誰かに届いているかもしれないというのが、Oneteamのよいところです。

どんどん情報をオープンにしていく取り組みは、すぐにでもやりたいと考えています。ポジティブなコミュニケーションが生まれるような文化をつくり、もっと社内を活性化させて生産性を上げていきたいですね。

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