会議前後の情報共有を Oneteam に置き換えて効率化 - パーソルキャリア株式会社様

June 6, 2017
導入事例 | Stories
‍転職メディア事業部マーケティング企画統括部 眞野 拓也様

「はたらいて、笑おう」をスローガンに掲げるパーソルキャリア株式会社。『仕事をしていく中で、様々な困難を乗り越えたとき。そして、その努力が実を結んだとき、人は、また一歩、成長します。そのときの心からの笑顔を、いくつも生み出したい。働くことそのものを輝かせ、人生を楽しむことにつなげてゆくためにすべての働く人を支援したい』そんな熱い思いを持って業務に取り組む、転職メディア事業部マーケティング企画統括部に Oneteam を導入いただきました。導入目的や導入時の工夫など、詳細をインタビューしました。

企業名:パーソルキャリア株式会社

事業内容:総合人材サービス

ご利用部署:転職メディア事業部マーケティング企画統括部

利用人数:37名

- まず、Oneteam の導入を決めた理由を教えて下さい。

眞野様:大きくは「会議を更に価値あるものにすること」を目的として導入しました。「会議の価値」というのは「会議自体の質」と「会議の決定事項や必要な情報が会議に出ていない人にも、きちんと伝達される」ということの2つを指します。多い人で月100時間くらい会議に時間を使っています。それだけ時間をかけているので、会議の内容を濃くすることと、1回の会議時間を少し短縮するなど、効率化したいという意見は部署として前々から持っていました。これまでは、Excel で会議前と後の情報を共有し努力してきました。ただ運用方法に少し無理があるように感じていて、Oneteam を使うと、もっと効率的に運用できそうだと思い導入を決めました。まずはやってみよう!という思いが強かったですね。

- Oneteam 導入前の運用方法を具体的に伺えますか?

眞野様:Excel でアジェンダを書いて、そのファイルを共有フォルダに格納。共有フォルダのパスをメールに貼り付けて会議出席者へ送付し、アジェンダに関して事前にメールでやり取りをしていました。この方法だと、Excel やメールを行ったり来たりすることになるので煩雑でした。また、メールは確認されたかがわかりませんし、メールを開いても Excel までは確認しない人もいますから、少しでも確認が取れる方法や仕組みに変えたいと思っていました。メールが届いて「会議があるんですね」で終わっていては意味がないですから。そして、会議でも情報のインプットレベルを合わせるために、最初に Excel を読み合わせていて、その時間を短縮したいと考えていました。

事前共有の仕組みを変えたことで会議に臨む姿勢が変わってきました

- 実際に Oneteam を使ってみていかがですか?

眞野様:まず、Excel とメールに点在していた情報を Oneteam にまとめられたので便利になりました。他にも、アジェンダだけでなく会議に必要な情報も一緒に格納できるので、いろんなものを開かずに作業ができるメリットがあります。少しづつですが、Oneteam を活用して、 情報を一箇所にまとめることで効率的になるという認識がチーム内に浸透してきました。それから、既読者が分かるのでアジェンダを確認してくれているかどうかもわかります。実際、アジェンダを確認してきてくれている人は、会議で積極的に発言してくれますし、論点もシャープです。確認していないことを責めるわけではなくて、事前に確認してくれているメンバーを中心に意見をもらうなど、会議の進行を円滑にするために役立てています。こうした会議におけるメンバーの傾向を把握できるようになったのは大きい変化ですね。Oneteam を導入して、チームの 「会議に対する意識」が変わってきた と思います。

- 議事録はどうしていらっしゃいますか?

眞野様:以前は Excel に議事録を作ってメールで配信していました。見返したいとき、メールを探す手間が発生したり、付随したやりとりが散らばっているため、結局なんでこうなったの?ということが多々ありました。今は、アジェンダを記載した Oneteam のトピックに議事録を書き足したり、コメントを活用したりしています。メンバーが個々にコメント欄へ決定事項を書き込んでいくと、 コメント自体が議事録になっていく ので便利ですね。

- 導入するときに苦労した点や工夫した点があれば教えて下さい。

眞野様:苦労したのは「習慣」の問題です。どうしても Excel とメールの運用に慣れてしまっているので、新しいツールと運用方法には抵抗がありました。ですが、学習コストよりも、Oneteam を活用できた際のメリットの方が大きいため導入を推進しました。具体的な工夫ですが、利用方法の説明会を実施するのはもちろん、私自身が関わりのあるメンバーに個別で活用方法を教えていきました。 1 対 1 で伝える方がメンバーの理解も早く、便利だと理解したメンバーが、他のメンバーへ個別に活用方法を伝えてくれるので結果的に運用が浸透していきます。新しい取り組みが定着するには時間がかかりますから、焦らず根気よく勧めていくことが大事ですね。

- 会議以外での利用方法があれば教えて下さい。

眞野様:最近は、エンジニアが wiki 的に利用しています。例えば、プロジェクトの振り返りとして、この言語を使ってみたら、こういう点が良かった・逆にこういう問題があったなどです。エンジニアチームは、個人でプロジェクトに参加していることが多いので、これまでだと得た知識・経験は個人間で完結していました。Oneteam を利用して、 知識の共有、蓄積ができる ようになったのは、とても良いですね。それから、この仕組みだと中途入社や異動してきたメンバーも情報を取得できるので便利だと思います。プロジェクトに関連したメールを転送してもらったとしても、情報を一から全て読むことになり、読み手に負担がかかります。必要ない情報もありますし、別のメールに分岐していた場合、分岐した情報はわからないままですから。

離れていても「見てもらえている」という安心感が、チームの一体感を強める

- 今後、Oneteam を活用して取り組んでいきたいことはありますか?

眞野様:今後、組織の方針としてリモートワークが増える見込みです。みんながオフィスにいることが当たり前ではなくなるからこそ、コミュニケーションをちゃんと図っていきたいと考えています。その場にいる人が限られた状況のときこそ、情報を整理し、書いて残すことが大事 です。Oneteam に書いておけば、その場にいなかった人にも状況が共有されます。読み手からしても何を見ておけば良いのかが明確で、確認の手間が省けますし、自分から動けば情報にたどり着けるので疎外感がなくなります。それから、 離れた場所にいるメンバーも、自分の発信した情報を見てもらえていると一体感が生まれます よね。「見える」と「見てもらえている」という仕組みが、チームの距離感を縮めてくれると思います。

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