Oneteam流、日報のススメ〜メンバー編〜

July 26, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!CSチームの杉山です。

意外と多くの企業でやり取りされている日報。前回は、日報のススメ〜管理職編〜として管理職側のお悩みに寄り添ったノウハウを提供しました。今回は提出する側のメンバー目線で使えるノウハウをご紹介します!

「下書き機能を使ってこっそり朝に書き始める」のススメ

就業時間終了間際、日報を書きはじめるが終わらず…今日は早く帰りたかったのに〜!!なんてこと、ありますよね?また、忙しい方ほど、今日の午前中は何をしてたかな?なんて思い出しながら書いている人もいるのではないでしょうか。そこでオススメしたいのが「朝に日報を書き始める」です。

まず、Oneteamを開いて昨日の日報トピックを開きます。そしたらすかさずトピックを「コピーして新規作成」します。

昨日書いた「明日以降の実施事項」をコピーして「本日の実施事項」に貼り付け、本日中に終わらせるタスクと明日以降でも良さそうなタスクを振り分けます。ここで私の場合は、長年の勘から「これ今日中に終わらないかも…」と思ったらすかさず誰かに助けを求めています(笑)

また、Oneteamには下書き保存機能がありますので、朝に日報を使ってタスクを整理したら、一旦「下書き保存」して終了します。実は、こうして終わらせるべきタスクや業務を朝のうちに整理しておくと、朝礼など他メンバーと申し送りなどをする際も便利になります。もちろん、就業中にタスクが終わったり、入れ替わったりしたら加筆修正をして「下書き保存」することもできます。

「たくさんコメントがつく?魅惑の日報を作ろう」のススメ

どんな案件に取り組んでいる、どんな仕事が得意、どんな考えをもっているのか…こんな風に日報は業務のことを報告するのはもちろんですが、自分を知ってもらうきっかけにもなります。実は、Oneteamを利用している多くの企業様では、日報を通じて業務外のコミュニケーションも活性化しています。業務上の申し送りに加えて、業務外のコメントを少し混ぜてみるとこうしたコミュニケーションが広がっていきます。とはいえ、私の日報はなかなか、コメントが付かなくて寂しい…今日もコメントがもらえなくて悲しい…そんな思いをしたくないので、業務以外のことは書かない!という方もいらっしゃるのはないでしょうか?そこで、今回はコメントをもらいやすいトピックを作るポイントを3つほど、ご紹介します!

ポイント 1 クイズやランキングなどの形式を取り入れてみる

好きな映画のクイズを出してみたり、最近ハマっているランチベスト3などを紹介してみたり…ただ文章を書くだけでなく、レク形式にしてみると、読む側も楽しめます。特にクイズは、他のメンバーが回答をコメントに記入するなどアクションしやすいので、おすすめです。

ポイント2 ブログっぽい…コンテンツを掲載してみる

我々のチームでは、旅行記や読書した本の紹介などを書くメンバーが存在します。もし、趣味で続けていることがあれば、ぜひ日報に掲載してみてはいかがでしょう?読み物として楽しみにされていることも多々あるかも…ただし、ポエムになりすぎないようにご注意くださいね!

ポイント 3 写真をアップロードしてみる!

私は文章力に自信がなくて…という方!そんなものはなくても大丈夫!インスタに投稿するように、お気に入りの一枚をトピックにアップロードしてみましょう。あなたの個性がメンバーに伝わります。変わった写真やシリーズになっている写真を掲載していくと写真を楽しみにしている読者が増えますよ。

「コメントは恥ずかしい…から、リアクションから始めてみよう」のススメ

ここからは応用編…自分の日報を見てもらうと同時に、他部署の日報も見ることができる企業様も多いかと思います。「あの人の所感、私も共感できるし気になるなぁ…でも突然コメントしたら変じゃないかな…」というお悩み、あると思います。特にお互いのことをよく知らない時は、そう思いやすいですよね。私もよく「こんなくだらないことを言って大丈夫かな…」と思ってコメントできないことがあります。そんなときに活用いただきたいのがOneteamのリアクション機能です!多数のリアクションをご用意していますので、気になるあの人の日報にリアクションを送ってみてください。

意外な人からリアクションがあると、嬉しくなりますよね?きっと相手も同じです。気になったら「気になる」のリアクションもありますので、ぜひ利用してみてください!一緒に働く仲間を知る、一歩になるかもしれません。

いかがでしたか?業務日報の効率化から、みなさんの日報を少しアレンジするテクニックまでをご紹介しました。ぜひ、明日からOneteamの日報で試してみてくださいね。

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