会議を活性化!秘訣はオンライン上での事前確認! - Tech Fun株式会社 様

September 1, 2016
導入事例 | Stories

「ITで世界を面白くする」というシンプルで力強いビジョンのもと、システム開発、法人向けのIT教育サービス、eラーニング「study smile」の運営、そして、ミャンマーでのオフショアサービスと、IT を軸とした総合的なサービスを展開するTech Fun 株式会社。

Oneteam の導入から数ヶ月、現在どのように社内で活用されているのか、その状況をお伺いしてきました。

オンラインコミュニケーションはまだまだ未成熟

- Oneteam導入前はどのようなコミュニケーションが行われていましたか?

メールが中心ですが、その他にグループチャットやプロジェクト管理のツールを導入していました。

使い分けとしては、オフィシャルな議論でエビデンスを残す必要がある場合はメール、カジュアルな会話はグループチャット、タスクの管理はプロジェクト管理ツールを利用している状況でした。

レタスを持ちながら語り始める星野役員

- 星野役員は、なぜレタスを持っているのですか?

弊社の方針です。

- (確か野菜と事業は関係がないはず・・これも世界を面白くする一環なのか!?)ところで、なぜ幾つかのツールに加えて、Oneteam の導入を考えていただけたのでしょうか?

オンラインでのコミュニケーションってまだまだ未成熟だと思うんですよ。現在使っているツールも課題が多い。

その解決のために様々な新しいツールが出てきていますが、説明を聞いただけだと実際に社内でどう使われるかってわからないじゃないですか。

なので実際に複数のツールを試してみていたところだったんですが、ちょうどそのタイミングで Oneteam さんにお声がけいただいたので、その1ツールとしてテスト導入させていただきました。

対面でのコミュニケーションが濃密に

- 実際に Oneteam を導入してみてどうでしたか?

議題ごとに更新可能な Wiki とチャットがセットになっている点が他のツールと違っていて、オフィシャルな情報とカジュアルな会話を同じ場所で管理できるところが魅力だと感じました。 

Wiki のオフィシャルな情報を参照しながら自分の意見を考えて、チャットでカジュアルに発言できる、チャットに集まった意見を元に Wiki のオフィシャルな情報を更新する、このループを一箇所でシンプルに行えることで、 オンライン上で交わされる情報の量が増した と思います。

例えば、以前は会議の通知をメールで行っていたのですが、 Oneteam では、チャット機能があることで、アジェンダの構成に関しての意見交換、論点や会議資料に関するやりとりが活発になり、メールで通知していたときには交わされていなかった会話が生まれています。

弊社では、月に1度、外部に出向中の社員が集まる帰社日があるのですが、事前にオンライン上での情報共有と会議内容についての議論が十分になされることで、対面でなくても決められることと、対面でないと決められないこととの整理できて、短い時間でも十分なコミュニケーションがとれるようになりました。以前よりも会議の質が向上したと実感しています。

オンラインでの議論の活性化は、対面でのコミュニケーションを濃密なものにしますね。

確かに会話の質の向上に伴って、会議の成果向上につながっている感覚はありますね。

 Oneteamは情報の更新が前提なので、会議の資料を未完成な状態でも一旦共有してしまって、チャットで意見をもらいながら共同作業で作成していけます。

会議の直前や冒頭で急に情報を開示される場合と違って、事前に参加者が多くの情報に触れており、今までの過程も把握しているので議論の走り出しが早いですし、みんなで意見し合ってきているので、一人一人の会議に臨むモチベーションが高くなっているように感じます。

結果として今までより短時間で多くの意見が集まるようになったので、ビジネス判断の質とスピードが向上 したと思います。

コミュニケーションの中心に Oneteam を

- Oneteamの今後の活用について教えて下さい

現在は会議の運営を中心に利用しておりますが、今後は双方向的な議論の必要な話題に関しては、すべて Oneteam でのコミュニケーションを主としていきたいと思っています。

特に、弊社の特色として、ミャンマーに子会社を持っています。

これまでも、日本とミャンマーの情報連携に様々なツールを試してきたのですが、どれもしっくりこなかったんです。距離が離れているだけに、コミュニケーションツールにはスピードを求めたいのですが、メールでは遅すぎるし、チャットではログがすぐに流れてしまって、トピックが定まらないんですよね。

まだ、Oneteam のさらに効果的な利用方法を模索中ではありますが、 Wiki とチャットの両方の特徴を持つ Oneteam は、情報の連携・整理を強化するのに、非常に有効なツールだと感じています。

世界を面白くする Tech Fun は、仕事を面白くしてくれるツールを選びますよ。 今後の機能拡充にも期待大です!

最後はレタスの存在も忘れて熱く語っていただきました。

 Tech Funの皆様、貴重なご意見ありがとうございました。

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