【入門編】ドキュメントをわかりやすく書くために抑えるべきポイントとは!?

July 10, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!CSチーム岡上です。

今、みなさんはどのようにして、ドキュメント(文章)を書いていますか?

Oneteam を利用する上で、トピックというドキュメントを書き、共有することは必要不可欠です。ただ「ドキュメントを書く」ということ自体に課題に感じる方もいるかと思います。

「どのように書けば良いのかわからない」

「ドキュメントを書いたが、わかりにくいと言われた」

「伝えたいことがうまく伝わらない」

これらの理由からドキュメントを書くことを恐れ、トピックを作成することから逃げている方もいるのではないでしょうか?そのため、今回はドキュメントをわかりやすく書くための入門編ということで、3つのポイントをご紹介します。

実践編はこちら

ドキュメントをわかりやすく書くための3つのポイント

①結論から共有する

みなさん、口頭で報告や共有、相談をするとき、いつも結論から話し、その後に理由や経緯といった詳細情報を伝えませんか? これはドキュメントで共有するときでも同じです。

「先月の〇〇部署の結果報告です」

「夏に向けた新規プロジェクトの立案です」

「◯◯案件についての契約についてのご相談があります」

これらは基本的にそのままタイトルにするかと思いますが、ドキュメントの場合、タイトルだけでは不十分です。本文にも結論を重ねて記載することで、読み手にもこのトピックががなに?ということがはっきりと伝わります。

②5W1Hを意識する

みなさんはドキュメントを書くときに5W1H を意識されていますか?

あらためて5W1H を説明すると…

Who(だれが)、Where(どこで)、What(なにを)、When(いつ)、Why(なぜ)、How(どのように)をまとめた言葉です。5W1Hは情報伝達や共有、文章構成、アイデア出しにも便利に使えます。

そして、 5W1H を活用してドキュメントを共有する場合、どれも重要ですが、特に大切なのが、 Why です。ビジネスに関わっている方であれば、誰しもが Why を追求された経験があるのではないだろうか?

なぜ、いま必要なのか。

なぜ、そう思ったのか。

なぜ、その結果に至ったのか。

あるいは、何のためにやるのか。

なにか物事を伝えたときに、 Why が不十分だと上記のように言われることはありませんか? 仕事をする上で、この Why が不十分だと相手にも伝えたいことが理解されないことは多いでしょう。もちろん、 Why 以外も重要です。ドキュメントを書いたときは一度振り返って、 5W1H が抜けていないか確認してみましょう!

③短くシンプルに伝える

一文を長く書けば、より多くの情報が伝わるでしょう。しかし、それは書き手の文章が読みやすいことが絶対条件です。長ければ長いほど、文章構成が乱れたり、一文で2つの言いたいことを混在させたり、読み手の理解を損なってしまう可能性が高いです。

では、文章構成が苦手な人はどうすればいいのか? そんなときは箇条書きを使いましょう。

例えば下記の文章を箇条書きにした場合…

「本日の商談の反省点についてですが、お客様からヒアリングが不十分でした。その結果、お客様の課題を把握できず、お客様の課題をいまいち理解できず、自分の考えを押し付けてしまいました。また、事前に提案資料の準備とお客様の情報を調べることがおろそかになっていました」

このままではわかりづらいですよね。上記文章を箇条書きにした場合…

本日の商談の反省点

・ヒアリングに徹底できなかった

 ・お客様の課題を把握できなかった

 ・自分の考えを押し付けてしまった

・事前準備がおろそかになっていた

 ・提案資料

 ・お客様情報

このように、箇条書きであれば、1つの文章が長くなることもありません。箇条書きは要点がまとめやすく、構造化することもできるため、読み手も理解しやすい表現となります。

最後に

いかがでしたでしたか?3つのポイントを意識することで、ドキュメントをわかりやすく書けるようになるでしょう。しかし、まだ入門しか触れていないので次は、今回紹介した3つのポイントを活かした実践編を一読ください!

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