テキストコミュニケーションが活性化する秘訣とは?

August 15, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!CSチームの岡上です。

みなさん、Oneteamではどのようなテキストコミュニケーションを行っていますか?

「先日は多大なるご尽力いただき、誠に有難う御座います」

「業務ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、宜しくお願い申し上げます」

という堅苦しいコミュニケーションになっていないでしょうか? 社外とのやり取りであれば、このようなコミュニケーションのほうが良いのかもしれません。しかし、上司と部下やチーム全体の場合は、ギスギスした関係で緊張感が生まれてしまい、部下からの情報発信が少なくなりがちです。そのため、今回はどうすればテキストコミュニケーションが活性化するのかそのコツをご紹介できればと思います。

テキストコミュニケーションでの絵文字の重要性

絵文字というのはテキストコミュニケーションにおいて、感情を表現するものです。テキストだけでのコミュニケーションでは情報量が少なく、感情面では誤解を生みがちになります。表情が見えなく、声のトーンがわからないので"気持ちが伝わりにくい"のです。また、短文で"言葉足らず"になってしまうと、更なるすれ違いを生んでしまいます。

例えば…

社内にいる高嶺は、外出先にいる上司の宇田川から連絡を受けました。

宇田川:「悪いけど、〇〇についての資料作成頼む。」

高 嶺:「かしこまりました。」

1時間後…

宇田川:「さっき頼んだ資料作成の件、いつできるんだ?」

高 嶺:「申し訳ございません。本日中には提出致しますので、宜しくお願い致します。」

このときの宇田川と高嶺の感情では食い違いが起こっています。

宇田川は…

部長から急ぎで片付けなければいけない業務を依頼されていたのです。しかし、まだ外出中で、本日中に〇〇についての資料を作成することは難しい状況でした。

表情でいうとこんなイメージです。

本当は申し訳なさそうに依頼しているのです。

そんななか、依頼を受けている高嶺はというと…

(そんなすぐに終わるわけないだろ。なんだよ、その言い方!!!!)

なぜ、宇田川と高嶺はこうも捉え方が違ってしまったのだろうか…

それはさきほど、記載したとおりで、宇田川の"気持ちが伝わりにくい"ということと、宇田川の"言葉足らず"ということが原因です。宇田川も悪気があって送信しているわけではありません。伝える側はそのときは気づきにくいものです。送信後に読み返してみると冷徹な感じがあったり、怒っているような印象を与えることに気づくはずです。

では、宇田川はどうすればよかったのでしょうか。ポイントは…絵文字を使って、少し言葉を付け加えて、丁寧に伝えることです。

絵文字を使う=ビジネスの場に不適切

と考えがちな人も多いですが、そんなことはありません。むしろ絵文字を使わないことで高嶺に感情が伝わらず、不快感を与える結果になったのです。今回の場合でいうと下記のように伝えれば問題なかったでしょう。

「悪いけど、部長から急に仕事振られて手が回らないから、〇〇について資料作成お願い😭

「さっき頼んだ資料作成の件、明日に必要なんだけれどできそう? 急に頼んだ頼んだ仕事だから厳しそうだったら早めに言ってね😥

といっても、いきなり絵文字を使い始めるのには抵抗がある…

丁寧に伝えることは今からでも意識すればなんとかなるでしょう。しかし。いきなり絵文字を使うのには抵抗がある方もいらっしゃると思います。ただ、1つ言えることは上司が絵文字を使っていないのに、部下やメンバーが絵文字を使うことはありません…それでも使い慣れないという方は、まずはリアクション機能から初めて見るのはいかがでしょうか?

リアクション機能はボタン一つでトピックやコメントへ手軽に反応したり、気持ちを伝えることができます。Oneteamでは現状、5つのリアクションボタンを用意しています。

リアクションボタンの種類

👍 いいね

🎉 おめでとうございます

🙏 ありがとうございます

👌 OKです

👀 気になる

Oneteamのリアクションボタンには、ネガティブ要素のある絵文字を取り入れておりません。これは否定し合うのではなく、お互いが褒め合うことで、生産性を高めるチームにという想いがあり、設計されております。

リアクションの具体的な活用事例

では、具体的にどのような場面でリアクションを活用するのが効果的なのでしょうか。いくつか例を紹介します。

1.コメントにリアクションする

例えば複数人に「確認お願いします」と依頼されます。そんなときにひとりひとりに細かいレビューをしていては、コメントも乱雑します。そんなときに問題ない人には「👌」で反応し、指摘したい人だけにコメントすることで、コメントも整理され、反応する時間も短縮されます。

また「👍」を「あなたのコメントを読みましたよ」という意味で既読機能として使うこともできます。相手に「読んでもらえてる」という安心感を得られる良い使い方です。

しかし「👍」のリアクションだけでは伝わらないこともあります。「👍」のリアクションはその気軽さがゆえに、そればかりに頼りがちになってしまいます。相手が時間をかけて投稿してきたコメントに対してはしっかりとテキストで褒めてあげることも心がけましょう。

2.トピックでリアクションする

トピックでリアクションをするときは、褒めるときに利用することが多いです。褒め会える文化があるチームは前向きな姿勢で仕事に取り組むことができます。褒めるといっても、少し照れくさかったり、褒めたいけど言葉にできないことも多いと思います。

そんなときは手軽に褒めることができる、リアクションボタンの「👍」や 「🎉」で相手に気持ちを伝えましょう。

テキストだけでは気持ちが伝わりにくい

いかがでしたかでしょうか?

私は以前の会社ではメールと対面だけでコミュニケーションをしてきた人間です。「先日は多大なるご尽力いただき、誠に有難う御座います」「業務ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、宜しくお願い申し上げます」などといった堅苦しいやり取りも多かったです。そんな雰囲気でしたので、テキストコミュニケーションから感情が見えませんでした。しかし、若い社員というのは、上司の気持ちが見えないことが不安で、いつも上司の機嫌を伺ってしまうものなのです。上司が明確に感情を伝える努力をしない限りわからないものです。

リアクションを受けたほうはモチベーションがあがります。また、業務の進め方が間違っていないことがすぐにわかるので、生産性も良くなります。そして、逆にリアクションを多く受けるためには、情報をどんどん出さなければいけません。自分のやっている仕事をトピックに残し、自分の感じたことや考えたことをコメントに書きます。すると、お互いにやっていることが見える化され、それに対してリアクションが起こり、という循環が起きる。これが褒め合う文化です。

リアクションや絵文字はテキストだけでは伝えきれない、自分の気持を伝えることができます。もし、みなさんのチームでリアクション機能や絵文字が活発に使われていないようでしたら、是非活用してみてくださいね 😊

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