面倒なバックオフィス業務こそOneteamで楽ちんに!

September 12, 2018
活用方法 | Tips

こんにちは!Oneteam管理本部の藤田です。

普段は、経理や法務、財務などいわゆるバックオフィス業務をしています。


私たちの会社では、すべての業務でOneteamを使っています。

そのため、私が担当しているバックオフィスの業務も当然Oneteamを活用中です。

ユーザーの皆さんは、バックオフィスでOneteamを使うケースはまだまだ少ないかもしれません。ただ、実は仕事の進め方が劇的に変わるくらいとても便利なんです!


バックオフィス業務にも色々種類はあるのですが、なかでも「都度対応が求められて、終わるまで期間が長く、しかも細かい業務」というものが数多くあります。これは本当に面倒で、前職でも非常に苦労していました……。

しかしながら、今ではこういった業務でOneteamを活用することで、とても楽になっています!


「細かく」「終わるまでに地味に時間がかかる」バックオフィス業務…

冒頭であげた「都度対応が求められて、終わるまで期間が長く、しかも細かい業務」の特徴は以下があげられます。

・ひとつひとつが細かい

・関係者が複数いる(人事・労務・経理などバックオフィス担当者、対象の社員、顧問社労士など社外パートナー)

・その日だけでは終わらず、1日あたりに費やす時間は少ないものの、完了までに1ヶ月くらいかかる

・同様の他の細かい業務と、同時並行してすすめる必要がある


バックオフィス業務の担当者の皆さんは、こういった業務を日々並行して複数走らせて、しかも業務柄ミスれない!

とても神経を使って、うんざりはしていませんか?(私はします!)


そして、このような業務において、「人」を起点にしたコミュニケーションツールを使うと(チャットやメールなど)、やりとりした履歴が流れてしまいがちで、全体の進捗がわかりづらいです。


「あれこの件どうなったっけ?」「いや、この間話しましたよ」という会話もちらほら……。

そこで、トピックベースのOneteamの出番です!



入社手続きをOneteamで行ってみましょう!

Oneteamで実際に行っている、入社手続きのトピックをご紹介します。


入社手続きこそ、「都度対応が求められて、終わるまで期間が長く、しかも細かい業務」の筆頭…!

入社時の事務手続きの案内、各種備品・アカウントの調達、入社時のオリエンテーション、入社後の社会保険・住民税の切り替え etc…

入社前~入社後1ヶ月くらい細々とした手続きが進み、かつ総務、人事、新入社員、現場マネージャーと、連絡範囲が横に広い、という特徴があります。とても大切な業務だけれど煩雑になりがちなんですよね。


そんなときこそ、「案件の単位でやりとりできる」「部署を超えて使える」Oneteamを使ってみましょう!



私たちOneteam社にご入社いただく方が初めて見る自分宛てのトピックが、この「入社に際しての諸連絡事項」になります。

最初に「Welcome to Oneteam!」とご入社される方に歓迎の気持ちを

次に、「入社手続きの担当者」「このトピックの目的」「運用方法」を明示します。

新入社員の方は、最初は特にわからないことが多いものの、慣れない環境で聞くのを遠慮してしまうこともあるかもしれません。この3点があることで、手続きの問い合わせ先がはっきりしますし、これからどのようにこのトピックを使って入社手続きを進めるのかが伝わるのです。少しでも不安を払拭いただきたいという思いで少し丁寧に記載しています。


そして、本題である入社時の事務手続きの必要物のご案内。

年金手帳、雇用保険被保険者証、マイナンバーカード、源泉徴収票 etc…

転職時は、いろいろ会社に出さなくてはいけないものがありますよね。


この「各種書類の回収」と、「回収状況の認識合わせ」が業務としては非常に大変です。

トピックに都度回収状況を反映して指差し確認したり、ご自身のそれまでの働き方や家族構成によっても必要書類が異なるため、適宜補足をしたりして漏れなく期日内に手続きをすすめます。


また、前の会社さんとの切り替え手続きの関係で、必ずしも入社初日までに集めきれるわけではないので、回収期間が伸びても一括で進捗を把握できるOneteamはとても便利です。

ここからは、入社時の事務手続きにとどまらない、私たちの会社ならではの取り組みをご紹介します。

<事前にお選びいただきたいもの>として、ご案内しているこちら。

入社時にOneteamTシャツとパーカーをプレゼント🎉お好きな色を事前にOneteam内でリクエストいただきます。


さらに、Oneteamの使い方・カルチャーに慣れていただく目的でトピックの作成も新入社員に依頼します。入社後最初にあげていただくトピックは「自己紹介」。既存メンバーとのコミュニケーションが取りやすくなります。自己紹介については、以前もブログでご紹介したので、ぜひご覧ください!

https://blog.one-team.com/blog/https-blog-one-team-com-ja-column-2018-06-26-employee-communication


また、入社してからの共通言語を習得する目的で、課題図書の感想文の提出(これもOneteamに投稿してもらいます!)を依頼しています。


入社手続きトピックには、社員からのコメントもたくさんつきます。現場マネージャーから本人へのコメントと、本人からのリアクション。そして、バックオフィスメンバーからの名刺デザインの確認のお願い。

入社対応をするバックオフィスメンバーとも、現場マネージャーとも、必要事項+カジュアルなコミュニケーションを取ることができます。


実際の利用シーンをイメージいただけたでしょうか?

なお、このOneteam運用は、入社時の手続き案内だけではなく、新入社員の方にOneteamの使い方に慣れてもらうチュートリアルの意味も兼ねていますので、ぜひ皆さんの会社でも取り入れていただきたいです!


Oneteamで円滑な業務進行と「バックオフィスは会社の屋台骨であること」を実感して欲しい

ここまで、バックオフィス業務でOneteamを使うことの利便性をお伝えしました。ただ、私がOneteam社に入社して得られた体験は、煩雑さを感じていた業務をスムーズに進められるようになったことだけではありません。

Oneteamを使うと、社員みんなの協力が必要なバックオフィス業務も見える化され、メンバー全員がチームとして会社の運用を支えることにつながる、ということに大きく気付かされました。入社前は、バックオフィス担当者として細かな業務を対応していると思っていたものが、Oneteamを使うことで会社の屋台骨を支えて必要不可欠な業務をしているという実感につながっています。


この気持ちを、世の中のバックオフィス業務に従事するみなさんにも感じていただきたいです。

ぜひ、あなたのバックオフィスのチームでもOneteamを使ってみてください!

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